Materialidad e indicios generados por operaciones comerciales habituales

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C.P. Ricardo Santos Giles Socio en Estrada Santos y Asociados, S.C.

El desarrollo de las operaciones habituales de una empresa implica que, cada uno de los departamentos que conforman un negocio y que participan en la compraventa de bienes, documenten las actividades que se realizan al interior de la organización y con sus socios comerciales, ya que, esto crea evidencia de la materialización del acto comercial.

Aunque los documentos que elabora la empresa en su actividad cotidiana son privados, estos generan indicios que acreditan la enajenación de bienes o la prestación de servicios (relacionados con las operaciones desarrolladas), constituyéndose entre unos y otros como el enlace que prueba el acto o actividad.

Los indicios generan pruebas indirectas al ser valorados conforme a la fecha en que son llevadas a cabo las operaciones y los acuerdos, así como el momento en que se elaboran los CFDI, o bien, con base a la forma en que se acuerda la prestación de los servicios o enajenación de bienes contenidos en contratos, pedidos y facturas; asimismo, también al poner en contexto el lugar donde se ejecutan las operaciones y se elaboran los contratos.

Los documentos privados correspondientes a contratos, facturas y documentación administrativa crean pruebas indiciarias que, al ser adminiculadas, verifican si los acuerdos entre las partes comerciales se cumplen y las actividades concuerdan, dando evidencia y creando certeza de la efectiva prestación de servicios, o bien, de la comercialización de bienes.

El procedimiento comercial llevado a cabo para realizar una compra, efectuar una venta o prestar un servicio, es conocido por cualquier persona que tenga la necesidad de realizar este tipo de actos; éste implica la ejecución de una serie de actividades que incluyen la elaboración de información corporativa, documentación tradicional, digital y, en ocasiones, mensajería y correos electrónicos, los cuales son indicios de que el acto de comercio se llevó a cabo.

Las operaciones con las que se ejecuta el procedimiento comercial inician con el acuerdo de voluntades entre el comprador y el vendedor, o bien, quien presta un servicio y el que lo recibe; acuerdo que puede ser plasmado en un contrato, esto si dos o más personas con capacidad jurídica e intereses afines pactan cumplir ciertos derechos y obligaciones, seguido de la elaboración de un pedido de manera verbal, escrita o electrónica.

Dicho pedido es atendido por el comerciante o prestador del servicio; de éste se requiere que se realice una remisión previa a la trasmisión de la propiedad de la mercancía o a la prestación del servicio, así como a su entrega material; adquisición o servicio que se concreta a través de la elaboración de un CFDI, por medio del cual, reconoce el cliente tener una cuenta por pagar y el comerciante un derecho por el que recibirá una retribución. Esta operación se cierra con el pago de la contraprestación, la consecuente acumulación del ingreso y atendiendo a la simetría fiscal la deducción de un gasto.

Es importante mencionar que la acumulación de ingresos y la deducción de gastos se ven afectados, consecuencia de que la autoridad fiscal presuma carencia de materialidad en la ejecución de las operaciones comerciales, por lo tanto, se deberá verificar que los actos comerciales se cumplen, probándolo con la concatenación de los indicios extraídos de las documentales que prueben los hechos.

En operaciones comerciales que impliquen un abastecimiento periódico de servicios o de materiales, así como la cuantía sea de proporciones considerables, el acuerdo de voluntades se documenta a través de un contrato; en éste se plasma su objeto y compromisos para así, por medio de los acuerdos tomados, evaluar la proveeduría de bienes o servicios y la ejecución de las entregas o trabajos pactados por las partes.

Se destaca que, para efectuar una compraventa o la prestación de un servicio, es necesario que las partes que intervienen en su ejecución den cuenta de las actividades desarrolladas por medio de operaciones documentadas a través de archivos manuales o electrónicos, mismos que deben proporcionar, de manera lógica y cronológica, el desarrollo de la transacción pactada, por lo cual, el total de las documentales deben ser consideradas una a una y vinculadas entre sí; esto con el objeto de ser analizadas en conjunto y, con base en su congruencia, se estimen como aceptables (en cuyo caso crearan indicios de su materialización).

Por lo tanto, la probanza del cumplimiento de lo asentado en las facturas se encontrará en la concatenación de los procesos seguidos para llevar a cabo la compraventa (o la prestación de servicios), así como en la documentación generada al realizar las operaciones hasta llegar al momento de la elaboración del comprobante fiscal, el cual es el documento que exige la ley fiscal que se elabore y sirve como respaldo de la operación realizada.

Por lo anterior, los CFDI son una parte de los documentos que materializan las operaciones generadas por los empresarios, pues en ellos se describe la fecha en que se realizó la operación, el bien o servicio adquirido, su costo e impuestos causados; datos que, en concordancia con los procesos y trabajos desarrollados por quien realiza la compraventa de bienes o prestación de servicios y su contraparte comercial, constatan que las transacciones se realizaron y materializan la existencia de la operación.

Debido a que los CFDI manifiestan la realización de operaciones comerciales y de servicio, es aconsejable cuidar que en el concepto se detalle claramente la información del bien comercializado o servicio prestado, evitando conceptos ambiguos; lo anterior con el fin de dar claridad a la compraventa de bienes o a la prestación de servicios que se ha efectuado.

Ahora bien, es significativo que, al efectuar la negociación, la empresa tenga activos útiles y suficientes para desarrollar su actividad económica, activos que deben estar integrados por un inventario de mercancías, el cual debe concordar con los conceptos facturados; asimismo, debe poseer activos fijos que permitan el desarrollo de las operaciones, además de contar con el personal que realice los actos de comercio o quien efectúe los servicios, así como disponer de un establecimiento con instalaciones y servicios que permitan ejecutar las operaciones que desempeña el ente económico. En resumen, se debe contar con recursos humanos, físicos y materiales apropiados para comprar, vender y prestar servicios.

Por otra parte, el registro contable de un comprobante fiscal es de vital importancia, puesto que, por medio de la huella que deja un producto o servicio al desarrollarse las diversas operaciones antes de llegar al consumidor final, se observará que, a través del trabajo administrativo realizado para efectuar la compraventa o prestación de servicios, se elaboraron documentos tales como:

• Cotizaciones para pactar la cantidad y precio de los artículos o servicios requeridos.
• El contrato en que se compromete la entrega de bienes o servicios en fechas acordadas y por un periodo determinado.
• Pólizas contables en las que se reconoce el derecho que se tiene de recibir una retribución por los bienes enajenados o servicios prestados.
• Registros de los depósitos consignados en estados de cuenta por la liquidación de las facturas emitidas.
• Declaraciones elaboradas por el entero de los impuestos causados por las operaciones realizadas.

Estos documentos, en su conjunto y calificando su correlación y tiempo de ejecución, demuestran la existencia de las transacciones realizadas; por lo tanto, las operaciones, siendo lógicas y al estar soportadas con documentos propios (y emitidos por socios comerciales, funcionarios públicos, instituciones bancarias y autoridades), proporcionan los indicios de la materialización de las operaciones registradas.

Es importante mencionar que los libros contables contienen el registro del total de las operaciones comerciales, por lo que, los asientos consignados en dichos libros deberán cumplir con los requisitos de ley, así como convertirse en un elemento de prueba a ser valorado junto al total de documentos que materializan las operaciones.

La materialidad se compone de la documentación e información que integra el acto comercial, así como las circunstancias que afectan al proceso de la operación, lo cual se conforma por los actos jurídicos y de hecho ejecutados en su desarrollo, mismos que evidencian y dan certeza de su materialización.

Se debe considerar que los actos y actividades ejecutadas por un ente económico deben cumplir con el requisito de materialidad, esto para evitar que las deducciones autorizadas sean rechazadas por la autoridad fiscal, o bien, que la base para el cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR) se vea incrementada y que el Impuesto al Valor Agregado (IVA) acreditable se determine como improcedente.

Asimismo, cabe la posibilidad que, al valorar la devolución de impuestos, la autoridad la niegue y es aquí que, al ofrecer documentales suficientes e idóneas que se constituyan como indicios orientados a probar la materialidad de las operaciones, se deberán concatenar y analizar con el fin de ser relacionados con los actos o actividades realizados, permitiendo establecer, a través de su valoración, la existencia de las operaciones y, de esta manera, llegar a concluir favorablemente sobre los hechos efectuados.

Conclusiones

Las operaciones comerciales habituales involucran la ejecución de una serie de labores administrativas, cuyo procedimiento se materializa con la elaboración de una factura; la cual evidencia que lo consignado en ella se ejecutó y es comprobable a través del análisis de los procesos desarrollados, su documentación y los indicios que los relacionan.

Por lo tanto, al desempeñar procedimientos lógicos integrados por actividades acordes a la actividad comercial o de servicio, tales que generen documentación fehaciente y progresivamente congruente, permitirán que, del seguimiento dado a las operaciones y a sus archivos administrativos, se presuma que el acto comercial existe.