A lo largo de este artículo se explicará, desde un particular punto de vista, de qué forma dichas metodologías resultan óptimas y útiles para el desarrollo del trabajo de auditoría y cómo ésta podría volverse más eficiente para las organizaciones.
En el transcurso de la historia, la evolución económica ha estado ligada a grandes cambios tecnológicos, a partir de los cuales se han logrado avances en el entorno empresarial y en las formas de producción; alineadas a estos, las llamadas “ciencias administrativas” han tenido que evolucionar y adaptarse para responder a las nuevas necesidades que dichos cambios han demandado.
Como ejemplo de ello, los cambios que se dieron a partir de las transformaciones en los sistemas de producción con el cambio de los métodos tradicionales y la introducción de los primeros equipos mecánicos impulsados por agua y vapor, hasta la implementación de sistemas robóticos como apoyo a los procesos productivos.
A la par de los cambios señalados, actividades administrativas como la auditoría han tenido que evolucionar para hacer frente a los mismos, basta recordar aquellas épocas en las que la auditoría se realizaba en hojas tabulares y cuyo almacenaje se realizaba de forma física en los “legajos de auditoría”. En la actualidad, esta actividad evolucionó para incorporar el uso de herramientas informáticas que soportan el desarrollo de los trabajos de auditoría y, más aún, con el reciente uso de la robótica para la ejecución de algunas pruebas.
Antes de continuar, conviene recordar cómo es que se han gestionado los proyectos al interior de las empresas. Hasta antes de la proliferación de las llamadas metodologías Agile en el desarrollo de sistemas informáticos y la difusión de sus bondades en la gestión de proyectos, estos se gestionaban bajo la llamada metodología de cascadeo (waterfall, por su nombre en inglés).
Dicha metodología considera a los procesos de forma lineal, es decir, como una secuencia de pasos que dividía las fases de los procesos en ciclos secuenciales y, por lo tanto, quienes desarrollaban y ejecutaban los proyectos no podían pasar a la siguiente etapa sin que las preliminares estuvieran correctamente concluidas, por lo que, este proceso podía ser largo y tedioso para las organizaciones.
Lo anterior conducía, tanto a empresas como a equipos, a incurrir en tiempos excesivos para su entrega, pues los equipos se encontraban separados por especialidades o funciones, lo que generaba que se preocuparan más por el desarrollo y cumplimiento con las definiciones recibidas, que en las propias necesidades de los clientes. Aunado a ello, bajo este tipo de metodologías es frecuente encontrar poca flexibilidad para adaptar un proyecto ante cambios en el entorno, con las consecuencias económicas y operativas que esto trae, sin mencionar el desgaste de los equipos y la falta de oportunidad para cubrir una necesidad.
Ante los cambios que el mundo comenzó a sufrir derivado de los avances tecnológicos y cambios en los modelos de negocio y operación de las empresas, a principio de los años 2000, un grupo de desarrolladores de sistemas informáticos produjeron el llamado Manifiesto Agile, documento en el que hacen referencia a mejores prácticas para el desarrollo de sistemas informáticos.
Dicho documento es una declaratoria de principios básicos, cuya finalidad es compartir bases generales para realizar las cosas de una forma mucho más eficaz y eficiente; primando la relación entre los individuos sobre los procesos; privilegiando la rápida generación de los sistemas informáticos, así como la colaboración con los clientes a fin de responder a sus necesidades.
Lo anterior no quiere decir que se dejen de lado los controles internos en las organizaciones, sino que estos no dejan de ser importantes, pero pasan a un plano secundario. Dicho manifiesto se basa en 12 principios, los cuales se resumen a continuación:
Estos principios buscan generar más transparencia, rendición oportuna de cuentas, respuestas rápidas y una adaptación al cambio por parte de las organizaciones e individuos. En suma, se puede entender que dichos principios representan una forma de trabajo basada en valores y elementos que permiten a los equipos enfocarse en los temas relevantes con la finalidad de maximizar el valor aportado a los clientes y usuarios de su trabajo.
La auditoría se ha ejecutado como un proceso a través del cual un auditor expresará una opinión (ya sea un dictamen o informe) sobre la razonabilidad de los estados financieros o del adecuado funcionamiento del modelo de control.
Dicho proceso se ha realizado siguiendo una serie de pasos concatenados (planeación, ejecución, elaboración, presentación del dictamen y seguimiento de las recomendaciones) a través de los cuales el auditor recopila información y se forma un panorama sobre la situación que guarda el aspecto revisado. Durante este proceso, si bien, el auditor puede comentar o no los avances en su trabajo y la organización puede realizar o no los ajustes correspondientes, es hasta la presentación de su dictamen cuando la organización conoce los resultados del trabajo realizado.
Aun cuando este proceso no es netamente ágil, se pueden identificar algunos rasgos de agilidad en su ejecución, tales como la presentación de avances, así como la corrección que se puede dar a las observaciones identificadas por el auditor como resultado de la aplicación de sus pruebas.
Bajo estas premisas generales es que se puede considerar que, al realizar algunos ajustes en la forma de trabajo que actualmente siguen muchos auditores, se puede lograr una mayor agilidad en los procesos de auditoría e incorporar la metodología Agile, pues al ir reportando avances, se estaría hablando de uno de los principios que consagran este método: reportar de forma regular los avances a través de las reuniones de avance con la intención de mantener informados a los interesados en el estatus del trabajo de auditoría, así como que se activen los mecanismos necesarios para corregir cualquier situación de forma oportuna previo a la emisión del informe.
Bajo las premisas de la llamada agilidad, es necesario que los auditores realicen una adecuada priorización de todos los trabajos y actividades que aporten valor significativo al trabajo de auditoría; para ello, es necesario que los auditores establezcan estructuras planas, empoderen a sus equipos y les orienten hacia la eficiencia del proceso de auditoría.
| Tradicional | Ágil |
| Planeación: se realiza un estudio general de la organización, se recopila la información necesaria para la elaboración del programa de trabajo que será ejecutado a lo largo del trabajo de campo. | Reunión de arranque (kick off, inception y planificación): se realiza el arranque formal del trabajo y se pone en común el entendimiento del encargo; previo a esto, se realiza un estudio general de la organización y se elabora un programa de trabajo (backlog) que servirá de base para el inicio de la auditoría. |
| Trabajo de campo: se lleva a cabo la ejecución de las pruebas planteadas en el programa de trabajo. Cada miembro tiene pruebas asignadas y se cuenta con distintos niveles de supervisión de la ejecución de las pruebas. En algunos casos se adelantan hallazgos a los auditados sin una periodicidad claramente definida; los miembros del equipo asumen la responsabilidad del desarrollo de las pruebas de acuerdo con el nivel jerárquico en el que participen en el encargo. | Ciclos de avance (sprint): se lleva a cabo la ejecución de las pruebas de auditorías planeadas al inicio del sprint con revisión diaria por parte de los equipos, semanal con el responsable de la ejecución y cada dos semanas con todos los auditados, obteniendo compromisos de solución y, en su caso, una retroalimentación que servirá para priorizar y planear las pruebas a ejecutar durante las siguientes dos semanas. |
| Opinión (dictamen o informe): supone hacer del conocimiento de todos los interesados, los resultados y conclusiones obtenidas como consecuencia del trabajo realizado. | |
| Seguimiento: se realiza un seguimiento de las observaciones identificadas hasta la atención de los compromisos adquiridos por la entidad y los cuales se espera que mitiguen los riesgos observados como resultado del trabajo de auditoría. | |
Fuente: elaboración propia a partir de la experiencia en el uso de las metodologías ágiles.
Al cumplir estas premisas se espera que el trabajo de auditoría sea más robusto, ya que, al tener equipos empoderados, se impulsa la multiplicación de ideas y la obtención de resultados más rápidos para la organización, favoreciendo la revisión de estos con el propósito de anticipar los problemas y que se puedan resolver con oportunidad.
En suma, el modelo Agile en la auditoría debe suponer un cambio profundo en la cultura de trabajo al incorporar no sólo un cambio en la forma de pensar, sino también en la forma de ejecutar y reportar los avances del trabajo realizado, logrando con ello que el auditor sea un aliado estratégico para las organizaciones.
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