Inteligencia digital: evolución y transformación de la auditoría interna

La transformación de la función de auditoría interna no basta con la simple acción de adoptar el uso de nuevas tecnologías; la evolución de dicha función requiere una transformación de fondo hacia el desarrollo de una mentalidad digital que modifique las acciones mentales y propicie la capacidad de comprender las implicaciones que tiene la utilización de herramientas tecnológicas en la ejecución diaria; herramientas que están en constante evolución, cambiando en un periodo corto de tiempo los procesos de negocio e interacción con sus responsables.

Las herramientas que hoy se utilizan para ejecutar funciones, comunicar, supervisar, dar seguimiento a proyectos y obtener información de las bases de datos, son diferentes a las que se utilizaban hace apenas un par de años, incluso, en algunos casos, han cambiado en los últimos seis meses.

Para la transformación de la auditoría no es suficiente instalar los programas y dispositivos tecnológicos más avanzados, es indispensable acompañar a la inteligencia digital con el desarrollo de una “mentalidad digital”, la cual está enfocada en la capacidad de ver y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece el cambio tecnológico.

En la evolución y transformación de la auditoría, se deben identificar las herramientas tecnológicas adecuadas para el negocio, establecer los indicadores, así como evaluar su desempeño y resiliencia.

Hay que entender que la tecnología es el medio necesario para la evolución y transformación de la función de auditoría interna. Por lo anterior, se proponen cuatro pasos para desarrollar la inteligencia digital y aplicarla a la transformación:

• Como auditor interno, desarrollar una mentalidad digital
• Liderar el equipo con competencia digital
• Entender y explotar la extracción de datos
• Implementar la inteligencia digital en la función de auditoría interna

1. Como auditor interno, desarrollar una mentalidad digital

Para aterrizar la ideología de la inteligencia digital, es necesario desarrollar la mentalidad digital; para ello, se deben identificar tres características:

• Inquietud por el aprendizaje continuo sobre temas digitales y, paralelamente, sobre la unidad de negocio, cadena de valor, proceso de negocio y demás relacionados.
• Implementar la tecnología en la función de auditoría enfocada en atender las necesidades de la unidad de negocio.
• Estar informados acerca de las “tecnologías emergentes”, creer en ellas para fundamentar y mejorar las decisiones.

Los negocios han evolucionado y transformado sus procesos, por lo que, el primer paso a considerar en la transformación de la función de auditoría es alinear la utilización de la tecnología con las necesidades del negocio. Se recomiendan las siguientes estrategias:

• Centrar la atención y esfuerzo en entender el negocio y las posibilidades de mejorar el desempeño del equipo:

  • Hacia donde se dirige el negocio, desde la alta dirección hasta la parte operativa
  • Ubique los obstáculos y problemáticas del negocio, los cambios internos y externos de su sector comercial
  • Identifique las necesidades del negocio
• Simplificar las actividades y construir relaciones de colaboración mediante el uso de tecnologías.
• Elegir la tecnología que atienda las necesidades del negocio.

Es recomendable tener un 30% de competencia en las tecnologías. Algunas tecnologías emergentes para desarrollar la mentalidad digital son: Inteligencia Artificial (IA), Blockchain, computación cuántica, Internet de las cosas, robótica, tecnologías de realidad mixta, procesamiento del lenguaje natural, entre otras.

2. Liderar equipos con competencia digital

La transformación digital de la función de auditoría interna debe estar acompañada por una evolución en la cultura de trabajo que permita al equipo destacarse en la era digital donde la tecnología se transforma continuamente.

Las nuevas tecnologías influyen en las responsabilidades, comportamientos y normas de trabajo del equipo. El líder y responsable del área de auditoría interna debe guiar al equipo en la transformación, promoviendo una cultura digital que permita concientizar en el contexto actual.

Para la evolución y transformación de la función de auditoría mediante la inteligencia digital, se debe entender el negocio, crear un equipo multidisciplinario e incrementar la conciencia y mentalidad digital.

Para establecer una buena cultura digital en la función de auditoría, se sugiere integrar en el equipo a miembros con:

• Valores éticos e integridad
• Interés en aprender nuevas herramientas tecnológicas
• Apertura al trabajo en equipo, comunicación y colaboración abierta con los compañeros de la organización
• Responsabilidad en el manejo de la información confidencial y privada
• Agrado por utilizar la tecnología y generar eficiencia de sus actividades

Esta cultura digital debe estar acompañada con el desarrollo de una amplia variedad de contactos al interior y exterior del negocio. Las diferentes visiones, opiniones e ideas harán que aumenten los recursos a los que se puede recurrir para ayudar a identificar oportunidades y superar desafíos; enriqueciendo la transformación de la función de auditoría interna con la retroalimentación plural del negocio y usuarios externos.

Asimismo, se recomienda construir una red de contactos al interior de la organización, buscar alianzas, generar colaboración y equipos multidisciplinarios, así como obtener opiniones que enriquezcan el proyecto de transformación.

Al exterior, acercarse a los órganos colegiados de la profesión (en México existe la comisión de Auditoría Interna del Colegio de Contadores Públicos de México, The Institute of Internal Auditors y la Association of Certified Fraud Examiners), participar en seminarios y cursos en donde se presente la aplicación de la tecnología en la transformación de la auditoría interna.

El mundo está evolucionando vertiginosamente y la responsabilidad fiduciaria de los líderes de auditoría interna es acompañar al negocio en su transformación.

A su vez, se debe priorizar el desarrollo de una cultura digital saludable para empoderar a los integrantes del equipo, generar congruencia entre el uso de la tecnología y sus beneficios, así como contar con equipo altamente capacitado y actualizado. Una buena cultura digital evitará que el equipo desarrolle resistencia al cambio.

3. Entender y explotar la extracción de datos

Integrar al equipo de auditoría interna diferentes expertos interdisciplinarios para tener el contexto completo del negocio. Como auditores se tiene acceso ilimitado y no restringido a toda la información del negocio; con la digitalización de la información se está más conectado en tiempo real y se logra recopilar una cantidad enorme y diversa de datos, por lo que, es indispensable ubicar previamente cuáles son los ciclos de negocio, actividades y datos críticos; con base en ello, enfocarse en la extracción de información a utilizar.

Descubrir prácticas para usar datos con el fin de obtener perspectivas clave; por ello, al equipo multidisciplinario se debe integrar un experto en la extracción, así como manejo de datos electrónicos y definir tres aspectos:

• Acceso: identificar, ¿qué información se necesita?, ¿cuáles son los procesos críticos de alto riesgo?, ¿cómo se pueden extraer los datos?, ¿con qué frecuencia se actualiza la información?, ¿qué tipo de datos responderían mejor a sus necesidades?
• Precisión: asegurar la calidad y veracidad de los datos; establecer puntos de control de la extracción, validez y actualización de los datos.
• Análisis: interpretar de forma objetiva los datos; presentar en forma clara y sencilla los tableros de control; utilizar los datos para tomar decisiones inteligentes e informadas; y atender las necesidades del equipo de auditoría y del negocio.

El equipo multidisciplinario debe trabajar en conjunto para definir la información, extracción de datos y presentación en tableros de control simples y sencillos. En virtud de lo anterior, se recomiendan los siguientes pasos:

• Cada rol y responsabilidad en el equipo debe ser claro y transparente: debe estar documentado en la descripción del puesto y objetivo a evaluar.
• Establecer una metodología para la recopilación de información: conocer el negocio, los ciclos operativos y actividades a digitalizar es vital para la creación de tableros, alarmas y métricas congruentes con los tiempos de registro del negocio.
• Capacitación al equipo de auditoría: en la nueva forma de ejecutar la función se deben considerar las buenas prácticas que existen en la profesión.

Asegurado el proceso de extracción, garantizando la confiabilidad, oportunidad y relevancia de la información, es necesario compartir algunos consejos para analizar los datos de forma eficaz:

• Comprender el contexto: ¿cuál es el objetivo de la auditoría?, ¿qué necesidad satisface este conjunto de datos?
• Enfocar la acción: establecer indicadores clave (no más de cinco), asegurarse de que los datos ayudan a fundamentar y responder los objetivos de la auditoría.
• Comprobar las suposiciones: eliminar los prejuicios para tener un análisis de datos.

4. Implementar la inteligencia digital en la función de auditoría interna

Las oportunidades digitales están por todas partes, los auditores internos son un agente de cambio por naturaleza ejecutando la función con una mentalidad digital, apoyados de la infraestructura de equipos adecuados.

Hay que conceptualizar a la tecnología como un medio para innovar, transformar, apoyar en la resolución de problemas, mejorar los procesos de negocio y reducir desperdicios; con ello, el negocio incrementará sus fortalezas y oportunidades, controlando y reduciendo sus debilidades y amenazas.

La transformación de la auditoría interna no basta con adoptar el uso de nuevas tecnologías; requiere una transformación de fondo hacia el desarrollo de una mentalidad digital.

Como actividad final se debe medir la transformación de la función, su implementación y ejecución, buscando retroalimentación objetiva para mejorar e incrementar el valor agregado al negocio. Es fundamental establecer indicadores, así como metas claras y transparentes para asegurar el correcto progreso en la transformación; los indicadores deben ser acordes al negocio.

Algunos casos de éxito de la auditoría en tiempo real son:

• Utilizar drones para realizar diversas tomas físicas de inventario, supervisar avances de obra en construcciones, revisar condiciones en inmuebles.
• Monitoreo permanente y remoto en la cadena de suministro, control de camiones por medio de GPS, videocámaras y control del vehículo.
• Reconocimiento facial en transacciones bancarias, registro del personal de instalaciones y de clientes a servicios financieros.
• Alarmas tempranas para identificar pagos duplicados, precios incorrectos, pólizas de seguros, fianzas no pagadas y ventas de producto no realizadas o entregadas.

Conclusiones

Para la evolución y transformación de la función de auditoría mediante la inteligencia digital, se debe entender el negocio, crear un equipo multidisciplinario, incrementar la conciencia y mentalidad digital, identificar las herramientas tecnológicas adecuadas para el negocio, establecer indicadores, así como evaluar su desempeño y resiliencia.

El mundo está evolucionando vertiginosamente, la responsabilidad fiduciaria como líderes de auditoría interna es acompañar al negocio en su transformación, protegerlo con una visión predictiva–preventiva e incrementar la seguridad razonable de que dicho negocio esté sano.