Contabilidad, cumplimiento y toma de decisiones

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ucho se ha hablado sobre lo importante que es la contabilidad para las empresas o el cómo ayuda a garantizar una correcta administración de los recursos y a generar información que permita cumplir obligaciones con las autoridades hacendarias o de seguridad social.

Sin embargo, es necesario que el director, emprendedor o comerciante la valore como un elemento clave para leer, analizar y estructurar el comportamiento del negocio y las decisiones que pueden tomarse sobre todo en lo inmediato, si bien la proyección a mediano y largo plazo facilita prever posibles riesgos.

La contabilidad de la organización debe construirse cada día de modo tal que siempre sea útil y cada operación se evalúe e integre a ella conforme a las Normas de Información Financiera (NIF), las cuales permiten su razonable lectura en el entorno de la compañía y del lenguaje contable conocido.

Contabilidad: qué es y para qué sirve

La NIF A-1, Estructura de las NIF, la define como una técnica usada para el registro de las transacciones que afectan la economía de la entidad y cuyo resultado produce información financiera de manera sistemática y estructurada, la cual provee al usuario de elementos para la toma de decisiones.

En su mayoría, los empresarios no contemplan dentro del presupuesto la incorporación de un contador o un despacho que pueda realizar estas tareas de manera integral; en cambio, crean o utilizan reportes para tener un control de las operaciones y cada uno resulta ser un componente de una pequeña pero incompleta contabilidad. Aquí algunos ejemplos:

Estos controles les ayudan a conocer una parte relevante de sus operaciones y a considerarlas para la toma de decisiones. No obstante, no son lo bastante útiles, dado que no logran conectar con el total de las actividades. El estado de cuenta bancario o el saldo disponible en chequera, por ejemplo, no representa la realidad del efectivo libre para la operación, pues hay obligaciones relacionadas con esos disponibles, como lo son el Impuesto al Valor Agregado, depósitos en tránsito, entre otros principales.

En este punto, la contabilidad se torna una herramienta eficiente, ya que, al generar información organizada, brinda al mismo tiempo los beneficios del control de los recursos y las obligaciones en materia. De este modo, las ventas tienen relación directa con las cuentas por cobrar y, en comparación con los costos de venta, arrojan los márgenes obtenidos en la suma total de las operaciones.

A lo anterior hay que agregar los valores de los activos de la compañía, así como las obligaciones y reservas necesarias para que pueda hablarse de una contabilidad completa que atienda todas las necesidades de información financiera de quien administra el negocio.

Si bien es complicado para este último elaborar registros contables diarios, cuando menos debería hacerlo cada semana para analizar la información obtenida. No obstante, cada vez se observa más complejo el panorama de los negocios, por lo que tomar decisiones basadas en datos atemporales o adquiridos sólo para efectos de cumplimiento fiscal no resulta fiable.

La contabilidad debe revelar los recursos con los que cuenta el negocio: efectivo, cartera, inversiones y otros conceptos recuperables para gestionar la operación; asimismo, es la base para construir los estados financieros básicos que permiten interpretar la situación de la empresa y sobre los que se determinan tendencias y razones financieras para calificar el desempeño de la misma con respecto a su presupuesto, su crecimiento en contraste con periodos anteriores o bien, a otras compañías del mismo sector.

La contabilidad brinda al mismo tiempo los beneficios del control de los recursos y las obligaciones en materia.

Dada su importancia en las necesidades inmediatas de un negocio, las cuentas contables que hay que mantener bajo estricto control diario son, por lo menos, la cartera de clientes, las cuentas bancarias y de efectivo y las relativas al costo de ventas, puesto que representan un mayor impacto en las decisiones relevantes en el corto plazo.

Efectivo y cuentas bancarias

Identificado y regulado por la NIF C-1, Efectivo y equivalentes de efectivo, se refiere a los recursos disponibles para realizar contraprestaciones inmediatas, como lo son compras de mercancías, nómina o pago de gastos fijos. Un manejo inadecuado en este aspecto podría generar falta de recursos con los que se pueda hacer frente a otras obligaciones inmediatas, afectando el historial crediticio, obstaculizando la operación diaria o creando sobrecostos operativos y financieros.

En este sentido, la conciliación bancaria es una herramienta de control fundamental para garantizar los registros presentados. Contrastar las transacciones con los movimientos del estado de cuenta e identificar las diferencias no es una tarea fácil. Sin embargo, el saldo contable depurado y controlado de las cuentas de efectivo y bancos desemboca en la certeza de los valores disponibles de la entidad para hacer frente a las obligaciones; si se pierden de vista partidas o no se registran, ese saldo se distorsiona, lo que afecta al negocio de manera directa.

Hay compañías muy exitosas que se ven frenadas por falta de recursos como consecuencia de seguir adelante sin haber considerado la dimensión de sus obligaciones, ocasionando un paro temporal de actividades.

Cuentas por pagar y costo de ventas

Reguladas por la NIF C-3, Cuentas por pagar, su correcta administración permite tomar decisiones de venta, crédito e inversión, así como crear reservas para cuentas incobrables y administrar el riesgo, reconociendo el impacto razonable en los resultados.

Tener un servicio contable reactivo o sólo para cumplimiento fiscal no sirve para asistir con eficiencia la toma de decisiones.

El atraso en los controles, registros y cuentas de los clientes afectan las razones financieras del modelo económico de la organización, generando pérdida de tiempo o incertidumbre en los valores de inversión. Un reporte fidedigno de las cuentas por pagar permite que quien esté a cargo actúe de acuerdo con cada caso, minimizando los riesgos y apuntalando el negocio hacia donde puede crecer.

En el caso de las cantidades que son parte integral del costo de ventas, deben identificarse con la venta de los productos o servicios para asegurar el margen real de su colocación. No asignar de forma adecuada costos de embalaje, transportación o control de inventarios provoca una mala determinación del precio final y, por consiguiente, el no recuperar los gastos indirectos de operación, aun cuando el negocio sea muy eficiente en lo demás.

Conclusiones

Hay otros rubros en cuyo análisis se debe ahondar para que la contabilidad le sea útil a quien gestione el negocio y cada compañía posee particularidades que pueden atenderse con la aplicación de las NIF.

El propósito de este artículo es invitar a emprendedores y administradores a tomar conciencia de los beneficios que puede proporcionar una contabilidad adecuada, pues omitir su uso dentro de la empresa limita información clave a la hora de proceder; asimismo, tener un servicio contable reactivo o sólo para cumplimiento fiscal no sirve para asistir con eficiencia la toma de decisiones.