Consejos para el empresario: revisar la contabilidad

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Mtro. y C.P.C. Luis Leonardo López Juárez Director de Finanzas en Crowdzy de México, SAPI de C.V.

Este artículo es el primero de tres, en los que se harán recomendaciones para que el empresario, con mucho o poco conocimiento contable, esté consciente de cómo la calidad en la contabilidad de su negocio se encuentra en un nivel óptimo para la toma de decisiones.

Ya sea que se realice por el personal de la empresa, o bien, haya sido contratado un contador externo o un despacho, la contabilidad debe ser construida a partir de cada una de las operaciones que se realicen; para lo cual, la transacción debe ser controlada, clasificada y cuantificada para ser registrada mediante un asiento contable, en el que se asigna una cuenta en específico.

La suma de las transacciones en cada cuenta contable es el saldo o valor acumulado de las operaciones que se tengan a la fecha; por ejemplo, el saldo de la cuenta contable de bancos o de las deudas con proveedores representará el importe que se tiene en la cuenta de bancos, o bien, las deudas en total que se deben pagar a los proveedores. Tiene poco valor para la toma de decisiones que los saldos de una contabilidad no representen los valores, derechos o deudas reales de la empresa.

La contabilidad se utiliza para llevar o cuantificar los valores y las operaciones de una entidad económica distinta a la de los dueños o accionistas; esta es la razón por la que existe la partida doble. El sistema universal del “deber y haber” (cargos y abonos) permite identificar y clasificar todas las transacciones para ponerlas en la cuenta contable correspondiente. La presentación de los saldos agrupados en las cuentas contables describe la contabilidad de la entidad económica.

Es cierto que los estados financieros son los informes formales del estado de la empresa, es decir, los resúmenes ejecutivos que muestran el efecto de las decisiones pasadas sobre la organización; sin embargo, revisar la contabilidad a nivel de detalle de saldos dará (al empresario) la oportunidad de conocer cómo está operando la entidad, qué tan ágil es para los procesos operativos y, con esto, evaluar el control interno sobre la salvaguarda de los valores.

Cada empresa debe tener un catálogo de cuentas que le permita conocer los valores que está administrando y con el detalle suficiente para identificar grupos dentro de tales conceptos; por ejemplo, la cuenta de maquinaria y equipo puede tener un subdetalle de línea de ensamblaje 1 y otro para la línea 2, o bien, maquinaria hidráulica diferenciada de la maquinaria eléctrica.

Documentación

Usualmente, la documentación (en papel o electrónica) debe ser el detonante del registro contable. Ésta puede referirse a contratos, anexos a contratos, compromisos por escrito, facturas, tickets, remisiones, recibos, etc.; con lo cual, puede realizarse la cuantificación de la transacción y plasmarse en el asiento contable, detallando las cuentas que son afectadas. En este punto, se hace referencia a todos los eventos existentes, así como los que afectarán a la empresa.

Cuando una contabilidad sólo se basa en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y no en la totalidad de la documentación, entonces su finalidad es únicamente atender el pago de impuestos y no es útil para la toma de decisiones. En ocasiones, sólo se contrata al contador para determinar los impuestos y tener la posibilidad de pagar y cumplir con las autoridades; tales contabilidades carecen de sustancia, pues están incompletas e, inclusive, pudieran entrar en riesgo por no sustentar (completamente) la información para una declaración anual; o bien, en el menor de los castigos, sólo estar pagando más impuestos por la falta de visibilidad de las operaciones y su respectiva planeación tributaria.

Con el fin de lograr la maximización de las ganancias de la empresa y cumplir adecuadamente con el pago de los impuestos; se requiere una contabilidad integral, es decir, que estén registradas, en tiempo y forma, todas las transacciones y compromisos a los que se está sujetos. Una contabilidad integral es útil para la toma de decisiones (tanto estratégicas como operativas), el pago de los impuestos es sólo la consecuencia de un negocio rentable.

Balanza de comprobación

Se trata de un concentrado de todas las cuentas contables con los saldos. Este reporte será bastante útil para facilitar la revisión que puede hacer el empresario sobre la contabilidad y la razonabilidad de los saldos determinados a la fecha. El reporte puede ser generado de manera mensual o a la fecha actual, dependiendo de las ventajas que tenga su sistema contable.

Por ejemplo, el saldo de la cuenta contable de clientes debe ser consistente con el detalle de la cartera por cobrar en poder de los gestores. Una diferencia en este rubro podría ser originada por falta de control en la contabilidad, ya sea por errores de aplicación, atrasos en los registros contables o, quizá, por desvío o robo de recursos. Las consecuencias que tiene una diferencia en la cuenta de la cartera de clientes pueden ser la falta de efectivo, errores en otras cuentas contables, evasión fiscal, presentar una utilidad irreal, gastos no deducibles, así como pago de impuestos por este concepto.

Una vez que el empresario ha encontrado un error o un atraso significativo en la cuenta de cartera, debe revisar el modelo de control interno que cubre esta operación, verificar los usuarios de acceso al sistema de cartera, probar procedimiento para la emisión de facturas y sus complementos de pago (CFDI), examinar la forma de cobro de las facturas, verificar el acceso a los movimientos diarios de la cuenta bancaria, evaluar la calidad de la elaboración de conciliaciones bancarias, aprobar la autorización para la emisión de notas de crédito, validar las ventas, así como poner a prueba el control de inventarios, etc.

Conclusiones

Con este ejemplo de diferencias en la contabilidad versus la operación real, será importante tomar consciencia (a nivel de empresarios y directores) que la contabilidad incompleta o errónea puede dirigir a tomar malas decisiones; que unos estados financieros basados en una contabilidad endeble no proporcionan datos o indicadores confiables para decidir, y que el pago de impuestos sobre estas bases será motivo de revisiones por parte de la autoridad (por diferencias u omisiones), resultando en el pago de accesorios por no cumplir con el impuesto correspondiente.

En los siguientes artículos se analizarán algunas cuentas contables relevantes donde el empresario podría hacer revisiones particulares para asegurar que su contabilidad se presente, razonablemente y de forma integral, con respecto a la realidad de su negocio.