Implementación del sistema integral de ética en las empresas

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ay ocasiones en que la honestidad, los valores y la rectitud son considerados términos religiosos o de creencias morales, pero realmente estas tres palabras deberían formar parte del actuar de las personas sin importar el ámbito en el que se encuentren (ya sea personal o profesional) y que todos tuvieran la virtud de contar con ellas desde el nacimiento (aunque realmente se van creando, desarrollando y fortaleciendo dentro de la familia).

La honestidad implica mostrar respeto hacia los demás, tener integridad y conciencia de sí mismo; además, es la base de la confianza y la clave de las relaciones sociales.

Por ello, la honestidad en los negocios es una cualidad que deben tener todos los emprendedores y empresarios, ya que, si se tiene un comportamiento honesto y se obra de forma justa, se consigue fidelidad de los colaboradores, clientes y proveedores (debido a que se genera confianza).

Ser honesto en el trabajo significa comportarse dentro de la verdad, la lealtad, las normas éticas y una conducta moral; con respeto a los valores empresariales y al secreto profesional (que se les confía a las personas al darles a conocer los procedimientos de la empresa). El reto de las organizaciones es lograr que la ética y los valores estén presentes en el actuar de todos los colaboradores en todos los niveles (desde el consejo de administración).

Que las decisiones que tome la alta dirección sean congruentes con las palabras y acciones que lleven a cabo en su gestión (deben predicar con el ejemplo).

Muchas empresas se consideran éticas y dan por hecho que con sólo tener un código de ética y conducta es suficiente, que el comportamiento y la cultura organizacional se darán en automático; lo cual es incorrecto, pues los hechos son los que cuentan y no sólo las palabras escritas (que en una política tienen que ser coherentes con los valores que pregonan).

La realidad es que en México pocas empresas (principalmente Pymes y empresas familiares que representan el 90%) se comprometen con la implementación de un sistema integral de ética que fomente la integridad y los valores de los colaboradores; que reduzca riesgos de malas prácticas y posibles actividades deshonestas; así como que prevenga fraudes, robos, corrupción, lavado de dinero, entre otras.

Una de las mejores metodologías en sistemas de control interno (metodología COSO) indica que la base del control es “el ambiente de control” (conjunto de políticas y procedimientos, normas, procesos, estructura y cultura organizacional, además de cómo la empresa ejerce el liderazgo y la ética entre sus miembros).

Sin un sólido ambiente de control, la implementación de los demás componentes que propone la metodología COSO resultaría ineficaz, ya que, la prevención de pérdidas y riesgos en los procesos inicia con la ética.

Cuando los tiempos son difíciles y las empresas se sienten vulnerables ante factores externos, es necesario pensar en herramientas o metodologías que orienten los esfuerzos éticos en función de los valores que se tengan definidos (dentro y fuera de la organización); pero, ¿cómo hacer posible que las empresas logren esto?

Se debe implementar un sistema integral de ética donde no baste con sólo tenerlo, lo importante es desarrollarlo y sembrarlo día con día en la cultura organizacional de la empresa para que el actuar de los colaboradores esté basado en valores.

Adicionalmente, se debe hacer extensiva esta cultura ética a clientes y proveedores.

Este sistema se divide en cuatro fases o elementos que ayudan a construir y fomentar las buenas prácticas para que los procesos de la empresa se gestionen con honestidad y valores:

1. Elaborar un código de ética y conducta

Esta política debe surgir del análisis de las buenas prácticas reconocidas como exitosas en el sector donde se encuentre la empresa y tiene que ser el producto de un diagnóstico de necesidades éticas (donde el colaborador es clave y el protagonista más importante).

Se trata del documento que contiene los principios éticos por los cuales se rige la empresa; establece los lineamientos que los colaboradores deben seguir en el actuar diario de sus funciones y actividades; además, se fijan las sanciones de las que serán objeto en caso de no respetar y llevar a cabo dichos lineamientos.

Es fundamental que este código se difunda a todos los colaboradores de cualquier nivel, aunque no sólo para su lectura, pues el reto es lograr que se concientice acerca de que el actuar debe ser con honestidad y valores.

Se debe actuar con honestidad y valores, pero no por temor a sanciones o represalias, sino llevar a cabo esta práctica por decisión propia y con el convencimiento de que es mejor “actuar bien”.

Hay empresas que le piden al colaborador que firme de conformidad este código, sin embargo, si no lo sensibilizan de su contenido, probablemente no tendrá mucho éxito tener estos lineamientos.

2. Establecer un comité de ética

Este comité es la máxima instancia en el proceso de la gestión ética dentro de la empresa y funge como un órgano de vigilancia para el cumplimiento del código de ética, ya que, establece las sanciones para quien lo viola con el objetivo de que las acciones que se definan se lleven a cabo de manera justa, objetiva y transparente.

Los miembros del comité deben actuar con independencia y no tomar decisiones a la ligera; su comportamiento debe ser intachable, pues son los que sancionan actos deshonestos en contra del código de ética y conducta.

Por ello, es muy importante que las investigaciones que se hagan para esclarecer hechos se lleven a cabo de manera profesional (no guiarse por dichos o chismes que no estén debidamente comprobados y documentados).

3. Poner en marcha una estrategia de comunicación

Implementar campañas periódicas de honestidad y valores es prioritario, no basta con sólo tener un código de ética; constantemente hay que estar persuadiendo a los colaboradores que su actuar debe ser el correcto.

Cabe recordar que las deshonestidades se generan por “oportunidad” y “necesidad”, por lo que, si las empresas difunden constantemente y están retroalimentando en temas éticos, con estas campañas pueden generar un cambio y hacer reflexionar a las personas que quieran actuar mal (o estén ideando algún acto irregular) que hagan las cosas con honestidad.

Por ello, son relevantes las estrategias de comunicación a través de talleres, carteles, flayers, protectores de pantalla en equipos de cómputo etc. (donde a los colaboradores se les indiquen las ventajas y beneficios del sistema integral de ética que se ha diseñado e implementado).

4. Activar una línea de denuncias

Esta fase es trascendental porque es parte de la confianza que el consejo de administración y la alta dirección deben dar a los colaboradores, clientes y proveedores para que sean aliados de la empresa al reportar actos o actividades deshonestas.

La denuncia es un elemento de prevención y disuasión para que la empresa se entere de malas prácticas (negligencias, acoso, corrupción, lavado de dinero, malversación de registros contables, fraudes, y clima laboral).

Las personas saben lo que está sucediendo en las bases internas de la empresa, por lo que, si un colaborador, cliente o proveedor sospecha o sabe de alguna irregularidad, ¿a quién se la reportaría?

En muchas ocasiones las personas no denuncian por diversos factores: temor a represalias, favoritismos, no son escuchados, no se toman acciones (no hay consecuencias), no hay un medio (confiable, objetivo y anónimo) o simplemente no se les ha dado la confianza para que levanten la mano y hablen.

Es importante que esta línea de denuncias sea administrada por un tercero que no tenga nada que ver con la empresa, debido a que esto le dará confianza a las personas de que se trata de un medio confiable y seguro, además de que estos reportes le sean informados directamente al consejo de administración.

Si las empresas le dan la importancia al diseño e implementación de un sistema integral de ética, a la vez, estarán creando un proceso de prevención de riesgos que ayudará a reducir pérdidas y, entre otros, se tendrán cinco beneficios:

Conclusiones

En la actualidad es fundamental que las empresas fomenten la honestidad y los valores entre sus miembros, además de que la gestión de sus actividades se lleve a cabo con ética. Esto se dice fácil, pero no sólo es contar con un código de ética y conducta o una línea de denuncias administrada por el o la asistente del director general y aparentar que se les da confianza a los colaboradores; ya que, de ser así, se está fracasando en el intento y no se lograría el objetivo.

Se recomienda a los empresarios y emprendedores implementar realmente un sistema integral de ética; darle confianza a los colaboradores, clientes y proveedores (hacerlos aliados de la empresa) para que su actuar sea con honestidad y valores; además, se necesita insistencia y persistencia porque se trata de construir una cultura ética basada en valores.

Aunque los valores son una parte intangible, es posible medirlos, reducir brechas y hacer que las personas y la empresa expongan la mejor versión de sí mismos.

Las necesidades económicas y las oportunidades por la falta de controles en los procesos pueden originar que las personas caigan en deshonestidades, pero si constantemente se hacen campañas de valores y ética, se les hará reflexionar para que actúen correctamente, o bien, que las malas prácticas se denuncien.