Importancia de validar los documentos digitales

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racias a los avances tecnológicos, hoy en día las comunicaciones, los documentos oficiales identificatorios que dan validez a las transacciones y hasta las decisiones que toman las autoridades y que afectan de manera directa los derechos de la población ya se encuentran en los medios digitales.

Toda esta tecnología facilita la vida y permite que haya acceso a una cantidad de información a la que nunca se habría podido llegar y que debe utilizarse, sobre todo si su uso evita consecuencias legales desafortunadas. Por ello, es necesario tomar conciencia sobre la importancia de validar los documentos digitales que ya están al alcance de todos.

Los instrumentos tecnológicos se han vuelto cada vez más comunes, pues configuran una administración tributaria moderna.

En materia fiscal, el capítulo “De los medios electrónicos” del Código Fiscal de la Federación (CFF) regula la creación de documentos digitales, a los que define como “todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología”.

Asimismo, en su artículo 17-D establece la obligación de los particulares de generar estos documentos con su e.firma para que puedan cumplir con las disposiciones fiscales; además, señala que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es el que otorga el certificado que confirma el vínculo entre el firmante y los datos de creación de la e.firma avanzada cuando se trata de personas morales y de los sellos digitales previstos en el artículo 29.° del mismo código, mientras que un prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México debe hacer lo propio en lo concerniente a personas físicas y siempre con la intervención y vigilancia del SAT.

Así, en los documentos digitales emitidos por particulares, la e.firma avanzada amparada por un certificado vigente sustituirá a la autógrafa, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los papeles con firma autógrafa.

Por otra parte, en los artículos 17-E y 17-F se prevé que participen las autoridades fiscales en la emisión y comprobación de documentos digitales al 1) hacer referencia al sello digital, definido como “el mensaje electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente”; y 2) establecer, dentro de los servicios de certificación de firmas electrónicas avanzadas que puede proporcionar el SAT, el de comprobar la integridad de los documentos digitales expedidos por las autoridades fiscales.

Verificación de los documentos digitales

En cuanto a la validación, el artículo 17-I establece que “la integridad y autoría de un documento electrónico con firma electrónica avanzada o sello digital será verificable mediante el método de remisión al documento original con la clave pública del autor”. En este tenor, el artículo 38.° del CFF habla sobre los requisitos mínimos que deben contener los actos administrativos que haya que notificar, entre los que se encuentran el contener la firma del funcionario competente, el cual señala:

1. Que las resoluciones administrativas que consten en documentos digitales deberán contener la e.firma avanzada del funcionario competente, cuyo valor será el mismo que el de la firma autógrafa.

2. Que aun cuando consten en documentos impresos, el funcionario competente podrá expresar su voluntad para emitir la resolución, plasmando en el impreso un sello expresado en caracteres generado mediante el uso de su e.firma avanzada y amparada por un certificado vigente y que tendrá el mismo valor probatorio que los documentos con firma autógrafa.

A su vez, determina que la integridad y autoría del documento podrán ser comprobadas a través de los medios que establezca el SAT.

Previo a la entrada en vigor del decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, la Ley del Impuesto al Valor Agregado, la Ley del Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios, la Ley Federal del Impuesto Sobre Automóviles Nuevos, el CFF y otros ordenamientos, estos preceptos establecían que la verificación se llevaría a cabo mediante la remisión al documento original con la clave pública del autor.

Si bien no se establece la obligación de validar todos los documentos digitales, hacerlo resulta muy ventajoso para el contribuyente.

Sin embargo, los legisladores consideraron importante modificar el mecanismo de verificación de la integridad y autoría de un documento digital a efecto de aprobar el uso de herramientas innovadoras que permitan validarlo, esto tomando en cuenta que instrumentos tecnológicos como el buzón tributario, el correo electrónico, los sellos digitales y la e.firma avanzada se han vuelto cada vez más comunes, pues configuran una administración tributaria moderna que da pie a una comunicación permanente, fluida y eficaz con el contribuyente, incluso en situaciones de fuerza mayor como lo fue ‒y aún es‒ la pandemia.

Como resultado de esta reforma, la Resolución Miscelánea Fiscal para el Ejercicio 2022 prevé en la Regla 2.9.3. que los contribuyentes comprueben de dos maneras la integridad y autoría de los actos administrativos que se les notifiquen:

1. Tratándose de documentos que cuenten con código Quick Response (QR), mediante el uso de un software que permita su lectura.

2. A través del portal del SAT, ingresando al apartado “Otros trámites y servicios” o bien, en “Autenticidad de documentos oficiales y personal del SAT”, donde el contribuyente podrá elegir entre una verificación presencial o una electrónica.

Al utilizar cualquiera de los procedimientos mencionados, se obtendrá la siguiente información:

1. Clave en el Registro Federal de Contribuyentes, nombre y denominación o razón social de la persona a la que va dirigido el documento.

2. Documento original con e.firma o sello digital del autor.

Cabe señalar, hay muchos otros documentos que se manejan en la vida cotidiana, que cuentan con códigos QR y que pueden verificarse, por lo que, si bien no se establece en las disposiciones legales la obligación de comprobar la integridad y autoría de todos los documentos digitales, validarlos resulta muy ventajoso para el propio contribuyente, dado que el uso de documentación falsa puede configurar un delito fiscal y aprovechar estas herramientas podría evitar contingencias. Asimismo, se recomienda conservar los comprobantes como parte de la contabilidad.

Lo anterior, a efecto de no incurrir en los delitos fiscales previstos en la fracción XIII del artículo 105.° del CFF, que señala que “será sancionado con las mismas penas del contrabando quien presente ante las autoridades aduaneras documentación falsa o alterada”; y en la fracción VIII del artículo 111.°, el cual dispone que “se impondrá sanción de tres meses a tres años de prisión a quien asiente con información falsa o de manera inadecuada las operaciones o transacciones contables, fiscales o sociales, o que cuente con documentación falsa relacionada con dichos asientos”.

Es importante tomar en cuenta que el uso de documentos falsos se considera un agravante en la comisión de infracciones de conformidad con lo previsto en el artículo 75.°, fracción II, inciso a) del CFF, así como un delito de defraudación fiscal y las conductas equiparables al mismo, previstos en el artículo 109.° del CFF.

Conclusiones

La validación de todos los documentos digitales es conveniente y necesaria para prevenir contingencias, por lo que se recomienda usar las herramientas tecnológicas disponibles, ya que las leyes del país sancionan el uso de documentos falsos, aun si es no intencionado.