Dashboard en auditoría interna: evolución en la presentación de datos

Se debe estar conscientes que el grado de atención de una persona promedio es reducido y, en el caso de los ejecutivos, la estadística es más severa. En los últimos tiempos, los avances tecnológicos en los negocios y la velocidad del cambio no tienen precedente, por ello, toda actividad y, en especial, la auditoría, no puede quedarse rezagada respecto a estos avances y debe innovarse a la par.

Es responsabilidad de la función de auditoría interna mantenerse a la vanguardia, pues muchas industrias y profesiones ya están obteniendo valor de las herramientas tecnológicas.

Es necesario reinventarse para mantenerse vigentes y participar en la sociedad; es imposible seguir llevando a cabo las labores como se hacía hace años. Existen ejemplos de empresas que han sucumbido ante los cambios tecnológicos como Kodak, Sección Amarilla, cadenas de hoteles, alquileres de vehículos de transportes, correo postal tradicional, banca tradicional, casas de enciclopedias, etc. Todas sucumbieron ante las nuevas herramientas y fueron reemplazadas por smartphones, Google, Airbnb, redes sociales, taxis de plataforma, Wikipedia, correo electrónico, Waze, etc., todas ellas basadas en la tecnología.

Todo tipo de datos se encuentran almacenados en sistemas o dispositivos electrónicos, por ello, es importante que el auditor lo considere para apoyarse de las herramientas tecnológicas que le permitan obtener, de forma directa, los datos de las fuentes originales.

La función de la auditoría, por el perfil que se le otorga, le da al auditor el acceso a la información de las compañías sin restricción alguna; si esto se da con el apoyo de las herramientas tecnológicas, la convierten en una área de clase mundial (con el poder de la información).

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, con múltiples y complejas transacciones, los ejecutivos cuentan con menos espacios para la atención a reportes de información masiva. En la actualidad, el uso de tableros de datos (dashboard) es una opción para presentar información base para la toma de decisiones.

El reto ya no es el almacenamiento de los datos, sino convertirlos en información útil que se pueda analizar.

El apoyo de los profesionales de la auditoría interna en la presentación de dashboard los convierte en aliados estratégicos que aportan valor a las partes interesadas. Los beneficios del manejo de estos tableros en auditoría son evidentes e incluyen aspectos relevantes como los siguientes:

Estas capacidades analíticas mejoradas por el uso de dashboard ayudan a identificar áreas de riesgo, detectar fraudes potenciales y proporcionar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Es importante señalar que, para llevar a cabo el diseño de estos tableros, es necesario considerar el conocimiento del negocio, así como de herramientas tecnológicas.

Complejidad del negocio y aspectos únicos

Para plasmar en los dashboard los datos que muestren información útil, es necesario el conocimiento de la actividad de la compañía a auditar; de otra manera, no aportarán valor más allá de decirle cosas obvias a los ejecutivos expertos de la administración.

Para la creación de tableros, la combinación de conocimientos del negocio con la aplicación de la metodología de auditoría, así como el uso de herramientas tecnológicas, producirá información útil que constituirá evidencia. Es importante llevar a cabo la verificación y validación de los datos (financieros y no financieros) que se muestran en los dashboard generados, por lo que, se debe efectuar una prueba de integridad y exactitud de la información generada por la entidad.

Los datos que se presentan a través de tableros con visualizaciones interactivas facilitan la comprensión y el análisis. Estas representaciones visuales permiten (a los usuarios) explorar la información, realizar consultas a la medida y obtener respuestas a preguntas específicas. La información digital se ha convertido en un elemento importante dentro de las organizaciones, por ende, se debe tener en el menor tiempo posible para la toma de decisiones informadas.

Los tableros e información BI (Business Intelligence) como herramienta de análisis y visualización de datos, permite a la función de auditoría interna mantenerse competitiva en un entorno empresarial dinámico, donde lo único que prevalece es el constante cambio.

En la auditoría interna, el uso de BI es particularmente útil para modelar información financiera, no financiera, unidades de medida, volúmenes, controles, procesos, ubicaciones, redacción de deficiencias y, prácticamente, cualquier dato o información.

Ventajas de utilizar dashboard:

• Cobertura de 100% del "universo de información" para análisis
• Prevención de errores manuales o de carga de información
• Percepción del usuario de la presencia permanente de la auditoría interna
• Eficiencia en la ejecución de pruebas (reducción sustancial de inversión de tiempo)
• Obtención de análisis más profundos

Un gran apoyo para la creación y presentación de dashboard es la combinación con la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), considerando que esto se diseña para interactuar con los sistemas de la misma forma en que lo haría un ser humano, ejecutando tareas repetitivas, reglas predefinidas y procesando datos de manera eficiente, obteniendo los tableros de manera ágil y sólo asignando ciertas tareas:

• Extracción de información de documentos y sitios
• Presentación en dashboard previamente diseñados
• Envío de emails y comunicados (entre otros)

Al automatizar tareas manuales y repetitivas se pueden reducir costos, aumentar la productividad, mejorar la calidad y liberar tiempo para que los miembros del equipo de auditoría se enfoquen en tareas de mayor valor agregado (diseño de pruebas más profundas o afinar la comunicación con los usuarios). Es importante destacar que la robotización no reemplaza a los auditores internos, sino que los libera de tareas rutinarias y monótonas.

Es imposible seguir realizando las labores como se hacía hace años, pues existen ejemplos de empresas que han sucumbido ante los cambios tecnológicos.

Conclusiones

La auditoría no debe quedarse fuera de este “nuevo juego”. Este artículo pretende ser una aportación para mostrar el aprovechamiento de la tecnología en la función de auditoría interna que ya se ha estado implementando y es una realidad. Es responsabilidad de la función mantenerse a la vanguardia, pues muchas industrias y profesiones ya están obteniendo valor de estas herramientas.

La recomendación a las áreas de auditoría es fortalecer a su equipo con capacitación y adiestramiento en el uso de herramientas tecnológicas, incorporando éstas en toda la función con el fin de generar valor incremental en las partes interesadas a partir de agilidad, eficiencia, oportunidad, calidad y excelencia. Asimismo, es necesario contar con equipos multidisciplinarios.

La tecnología no debe reemplazar a los auditores, más bien, debe empoderarlos; pues juegan un papel fundamental en la aplicación de estas herramientas para ejecutar funciones repetitivas y monótonas. Los profesionales seguirán siendo irremplazables en tareas que requieren habilidades cognitivas, creativas y conductuales (planeación, revisión y comunicación de resultados); ya que, éstas implican el criterio profesional, característica que, hasta el momento, las soluciones tecnológicas no han logrado realizar de forma satisfactoria.

Se exhorta a los lectores a disfrutar esta nueva etapa de la profesión, la cual permitirá ser parte de su evolución para continuar siendo socios estratégicos de las partes interesadas. El cambio es inevitable y el éxito depende de cómo uno se adapte. Hoy en día, se puede afirmar que la tecnología no es el futuro, es el presente.