Importancia del control interno en la presunción de inexistencia de operaciones

Pese al costo extra que conlleva, es necesario documentar el trabajo administrativo, esto con el fin de autentificar las operaciones realizadas.

Importancia del control interno en la presuncion de inexistencia de operaciones
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C.P. Ricardo Santos Giles Socio de Estrada Santos y Asociados, S.C.
Cumplimiento 22 de septiembre de 2022
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os procedimientos que resultan de las labores desempeñadas por cada área de una organización garantizan que el trabajo sea de calidad y verificable y permiten que éste se documente y dé soporte a la información que emana de las operaciones, logrando, por consiguiente, que los bienes o servicios facturados cuenten con una base material, lo que en determinado momento ayudará a sustentar los requerimientos de la autoridad.

Por qué documentar las actividades

Las políticas organizacionales, procesos e integración de archivos documentales dotan de estructura a los entes económicos. El control interno lo efectúan la dirección, las jefaturas y el personal de las empresas que ayuda a éstas a alcanzar sus objetivos, esto por medio de salvaguardas que garantizan que las operaciones se ejecuten de manera eficiente y eficaz, todo con el fin de que la información financiera sea confiable y así se dé cumplimiento a las regulaciones legales.

Los documentos utilizados para generar dicha información deben desarrollarse bajo la intervención de los departamentos pertinentes y respetando siempre los procesos, para lo cual los responsables de área deberán dejar huella en ellos con el fin de mantener el buen funcionamiento del control interno mientras garantizan la relación con los entes externos que intervienen en el trabajo que lleva a cabo la empresa al margen de su objeto social.

La emisión de CFDI no debe visualizarse de manera unilateral como un hecho que le da vida a una operación comercial o de servicio.

Antes las operaciones sólo se registraban a través de las facturas emitidas, pero ahora los procesos se fortalecieron gracias a la obligación de elaborar documentos asociados al trabajo administrativo que justifiquen la intervención de trabajadores internos y externos de una compañía y por medio de los cuales se demuestre que las operaciones financieras existen bajo la óptica de contar con activos, personal, infraestructura o capacidad material, directa o indirectamente, para prestar los servicios o producir bienes.

Cabe destacar, la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) no debe visualizarse de manera unilateral como un hecho que le da vida a una operación comercial o de servicio, sino que hay que concebir el conjunto de operaciones que se documentan y que a la postre se traducen en políticas que ejecuta la empresa y que dan prueba de su buen funcionamiento con apego a lo dictado por las normas y leyes regulatorias. Considerarlo de ese modo ayudará a desvirtuar la presunción de operaciones simuladas.

Como consecuencia de los requisitos que se han impuesto, los contribuyentes hoy en día cuentan con más medios que autentifican sus operaciones. Un ejemplo de esto es que antes las empresas no generaban documentos administrativos y de gestión para trabajos de mantenimiento a instalaciones; sin embargo, tras hacer las correspondientes revisiones, la autoridad determinaba que dichas labores no se habían realizado aun cuando en ocasiones se contrataban para cumplir con los requerimientos del Sistema de Protección Civil; asimismo, rara vez existían contratos, facturas por el servicio recibido o un registro de empleados cuando se daba la subcontratación.

Hay compañías donde sólo se reconoce el registro contable y se formaliza el negocio mediante contratos firmados por las partes interesadas.

Por tal motivo, ya se cuenta con contratos vigentes ‒aunque no en todos los casos se protocolizan ante notario o corredor público‒, documentos del perfil del personal y se registra en las empresas la entrada de trabajadores externos y subcontratados; también se hacen formatos de la herramienta que se usa ‒sea propia o asignada‒ y de la que se introduce a las instalaciones, así como del equipo; y para informar del trabajo realizado, se elaboran bitácoras con avances de los encargos y reportes de labores efectuadas.

Nada de lo anterior se llevaba a cabo y además genera mayores costos, pero es necesario para que haya pruebas suficientes cuando la autoridad cuestione la existencia de operaciones que amparan a los CFDI. Sin embargo, hay compañías donde aún se acostumbra sólo reconocer el registro contable y formalizar el negocio por medio de contratos firmados por las partes interesadas, esto es, sin contar con documentos internos y externos complementarios y la intervención de un tercero que dé fe pública.

Esta práctica, bajo la óptica de la autoridad, hace que se considere a las operaciones de comercio como inexistentes, puesto que desde su perspectiva los documentos pierden validez si no interviene en ellos un tercero externo y si no hay aval por parte de un ente público. Por esto, en la actualidad se debe trabajar para no incurrir en esto, así como contar con la documentación pertinente: contratos certificados, comunicación entre quienes participen de las transacciones comerciales, declaraciones enteradas y altas ante organismos de seguridad social.

Asimismo, para evitar que la autoridad argumente que en ciertos documentos de actos comerciales se asientan fechas falsas, éstos deben presentarse ante un funcionario o fedatario público para otorgarles valor ante terceros.

Los procedimientos mencionados representan un flujo de actividades y sus interrelaciones, ejecutadas por personas que trabajan en un determinado lugar, cada una en su área de especialidad y con el único fin de satisfacer las necesidades del cliente. Para esto, requieren de proveedores de bienes y servicios, de los cuales a su vez deben generarse documentos para evaluar las actividades y que, junto con los registros contables, sustentarán las operaciones realizadas; de lo contrario, se les puede considerar como simuladas, tal como lo dicta el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.

Conclusiones

El trabajo que desempeña la fuerza laboral de una empresa se traduce en información financiera que debe dar fe de los procedimientos en los que intervino el personal tanto interno como externo y que, en adición al CFDI emitido, dan vida a la operación comercial en la que los documentos generados por el cúmulo de actividades prueba que éstas se llevaron a cabo y que son verificables.



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