Gerente
en Mancera Ernst & Young, S.C.
Por lo anterior, resulta esencial identificar el perfil del profesionista que estará involucrado en este proceso; asimismo, se debe definir el área dentro de la empresa donde se alojará esta función. Con la intención de sensibilizar a quienes gestionan la nómina, se abordan los siguientes aspectos.
Las competencias del profesionista de nómina deberán permitirle gestionar, al menos, las siguientes actividades:
Identificar el cumplimiento laboral, fiscal y contable relacionado con el cálculo y pago de remuneraciones; así como la determinación y el entero de impuestos a cargo del empleado y empleador.
Conocer la visión del negocio a fin de alienar los objetivos del área de nómina a mediano y largo plazo.
Determinar y calcular (oportunamente) la nómina para el pago de los salarios en tiempo y forma, así como lo relacionado con los impuestos y cargas sociales inherentes.
Conocer lo relacionado con la operación del área y con las reglas de cálculo de remuneraciones y beneficios.
Poseer un gran sentido de responsabilidad y ética con el uso de datos personales y sensibles a los que se tiene acceso.
Entender que la nómina implica interactuar con los empleados, quienes esperan que el equipo de esta área atienda sus inquietudes.
Esta lista es enunciativa, mas no limitativa, pues existen otras cualidades a considerar, tales como la capacidad para resolver problemas, tomar decisiones, liderar equipos, etc.; por eso, la definición del puesto y el perfil de quien formará parte de esta área es esencial para un funcionamiento exitoso. En países como Canadá o EUA se cuenta con asociaciones que certifican a profesionales para desempeñar esta actividad con el fin de contar con perfiles de alto nivel.
Como toda función de negocio, ésta debe alojarse en un área de la entidad, siendo las más afines la de Finanzas y la de Recursos Humanos; no obstante, algunas organizaciones deciden que esto lo realice un proveedor, es decir, el procesamiento, quedando las actividades de aprobación y pago del lado de la empresa.
No existe una norma que indique si la nómina debe estar a cargo de Finanzas o de Recursos Humanos, por lo que, la visión del negocio, el acceso a bases de datos, así como los sistemas y capacidad técnica del personal, suelen ser parámetros para definir quién se hará cargo. De hecho, es común que esta función migre de un área a otra, según los intereses y necesidades del negocio.
Para visualizar la importancia de lo que representa la nómina, se enlistan los siguientes aspectos:
La nómina es una función que interactúa con usuarios internos (empleados y diversas áreas de la empresa) y externos, tales como autoridades fiscales y laborales, juzgados, aseguradoras y todo aquel que requiera conocer los salarios para otorgar préstamos financieros, definir cuantías de pensiones alimenticias, validar cumplimiento patronal, entre otros.
El mercado ofrece una gama de sistemas para el procesamiento de nómina; estos cuentan con módulos de Finanzas y Recursos Humanos que, en principio, serían indispensables para procesar la nómina, pudiéndose alojar este proceso en cualquiera de dichos módulos (según cada desarrollador).
Al tratarse de herramientas de procesamiento, éstas cuentan con configuraciones para realizar los cálculos y parten de una base de datos a procesar; por ello, el profesionista debe verificarlas y darles mantenimiento en cada periodo de nómina. Partiendo de esto, se pueden citar algunos aspectos a revisar previo a procesar la nómina:
1. Base de empleados  |
Validar la información del colaborador: nombre, fecha de nacimiento, Número de Seguridad Social (NSS), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), cuenta bancaria, correo electrónico, estado civil, monto y tipo de salario (anual, mensual, quincenal, semanal, etc.), prestaciones y beneficios, jornada laboral, fechas de ingreso, baja, entre otros. Mantener, revisar y actualizar las interfaces, de forma oportuna, con sistemas periféricos que representen la alimentación de datos (incidencias de pago o ausencias); esto a fin de controlar la calidad de los cálculos. |
2. Base de cálculo  |
Verificar que los códigos de pago, cálculo e informativos estén activos y formulados de acuerdo con las políticas de prestaciones y beneficios (vigentes en la empresa); también se debe verificar su interconexión con usuarios externos que hagan uso de la información de la nómina. Corroborar que las configuraciones y formulaciones de tales códigos estén alineados con las disposiciones fiscales y laborales actuales. |
3. Reportes de nómina  |
Cada sistema de nómina cuenta con reportes predeterminados y, en función de su utilidad, las empresas llegan a adaptarlos; por ello, se enlistan algunos reportes sugeridos para apoyar a la gestión y aprobación:
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Las empresas deben procurar que el área de nómina cuente con personal adecuado, así como dotarla de sistemas y herramientas para gestionar y controlar la operación con la menor intervención manual, fortaleciendo la automatización de procesos. Un área fortalecida siempre estará preparada para los cambios, mismos que, en nuestro entorno, han sido parte del día a día; ejemplo de esto son las reformas laborales (y un par de iniciativas en el mismo sentido) que, sin duda, han tenido un impacto directo en la nómina.
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