Personal expatriado y nómina espejo: lo que hay que saber

E

n un entorno de negocios cada vez más globalizado, es común ver que las empresas trasladen a sus colaboradores de un país a otro, casi siempre por cortos periodos de tiempo. A estos trabajadores se les denomina expatriados o asignados internacionales.

En México, la calidad de expatriado se le puede dar a todo aquél que, sin ser ciudadano mexicano ‒según lo establece la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (CPEUM)‒, legalmente cuente con el permiso para entrar al país y desarrollar una actividad remunerada.

Un mecanismo administrativo que ayuda al cumplimiento de las obligaciones fiscales en estos casos es la nómina espejo.

Una vez cubierto este requisito, el siguiente punto sería identificar el régimen fiscal en el que deberá tributar. Para ello, habrá que definir su residencia fiscal basándonos en lo que establece el Código Fiscal de la Federación (CFF) y, si resulta que dicha residencia se configuró en México y la modalidad de pago por sus servicios será la de salarios, entonces la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) que se le haga deberá ser enterada por la empresa residente en México mediante declaración mensual.

Una vez decantada la opción de pago vía nómina de nuestro colaborador expatriado, el siguiente elemento a considerar es el de llevar una nómina espejo, también conocida como Shadow Payroll.

¿Qué es la nómina espejo?

Se trata de un mecanismo administrativo de remuneración que facilita el cumplimiento de las obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social en el país de destino. Por medio de este procedimiento, el país de origen sigue con la nómina del empleado, sin realizar baja, y a su regreso podrá continuar disfrutando de las mismas prestaciones y beneficios, normalmente los correspondientes a la seguridad social y planes de retiro a los que tenía derecho en su país.

Algunas ventajas de la nómina espejo son las siguientes:

• Los sueldos tanto del personal extranjero como del expatriado son un gasto que la empresa mexicana puede deducir.
• El trabajador expatriado no presenta pagos provisionales mensuales por su cuenta.
• Se da cumplimiento en materia fiscal, laboral, de seguridad social, etc.
• Se reconoce la antigüedad para efectos de planes de retiro a los que se tenga derecho en el país de origen.

¿Para qué sirve una nómina espejo?

Este tipo de nómina no es la principal con la que se paga al empleado expatriado, ya que la establece la empresa en el país de acogida en la cual éste labora y el trabajador no recibe en flujo el pago de esta nómina, sino que se mantiene con el de su país de origen.

En este sentido, la única evidencia que posee el colaborador son las deducciones de nómina de su anfitrión para cubrir los costos de mantener su participación en ciertos países, como lo son los impuestos, contribuciones a las pensiones, etc.

Por otro lado, las obligaciones del patrón son:

• Retener y enterar el ISR.
• En su caso, efectuar el cálculo anual del ISR.
• Expedir y entregar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
• Inscribir al trabajador en la seguridad social y cumplir con lo establecido en la Ley del Seguro Social y en la del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).
• Determinar y enterar el impuesto local sobre nóminas de la entidad federativa correspondiente, así como acatar la legislación estatal vigente.

Finalmente, algunos elementos que no deben perderse de vista antes y durante el proceso de nómina espejo para un expatriado:

• Contar con el documento “Secondment Agreement”, que es el contrato de préstamo de personal suscrito entre las sociedades mexicana y extranjera.
• Establecer claramente el reembolso de los costos de la nómina espejo a la sociedad en el extranjero.
• Emitir una carta oferta del empleador en México para la legal inmigración del expatriado.
• Contar con un contrato de trabajo firmado por patrón y trabajador para cumplir con la regulación laboral mexicana.

Conclusiones

Como ya pudo verse, una exitosa gestión del régimen fiscal del personal expatriado se inicia mucho antes de la asignación y conlleva una planeación integral que abarque todos los aspectos: desde el cumplimiento migratorio para asegurar la correcta y legal estancia del trabajador en el país de destino, pasando por el diseño e implementación del paquete de compensación a otorgar al expatriado, hasta considerar el marco legal de cumplimiento fiscal, laboral, de seguridad social y de contribuciones locales que implica que el expatriado desarrolle una actividad remunerada. Asegurando cada uno de estos procesos es que se llegará a una asignación exitosa que beneficie a ambas partes.