Combate al fraude: control interno como apoyo al empresario

Las empresas cotidianamente están expuestas al riesgo, es decir, a un factor o situación desfavorable latente que, en caso de materializarse, podría evitar el logro total o parcial de los objetivos de la organización, su rentabilidad, crecimiento o existencia misma.

Otra contingencia como la pandemia nos ubica en entornos económicos totalmente diferentes donde se mueven ahora los negocios, la administración y la operación; por lo tanto, los controles internos vigentes podrían ser obsoletos o incompletos en lo que se refiere a la protección de los valores esenciales u operativos de cada una de las organizaciones.

Temas actuales que afectan o disminuyen la eficacia del control interno

El siguiente diagrama muestra los elementos que tienen un impacto directo en las organizaciones y sobre los cuales un amplio estudio permite ajustar, modificar o crear los controles necesarios para salvaguardar a la empresa o la operatividad.

Deterioro del control interno

Asimismo, durante la evolución de la organización, ésta se enfrenta a diversos cambios que modifican la administración, la operación, las habilidades y perfiles de las personas, así como los impactos macroeconómicos.

Los cambios se van produciendo como resultado de tomar las oportunidades para crecer, renovarse o modificarse para conseguir nuevos retos u oportunidades. Como ejemplo de los cambios, se ejemplifican los siguientes:

• Económicos: modificaciones en las políticas de capital de trabajo, emisión o pago de acciones preferentes, contrato de créditos operativos, etc.
• Del capital humano: por cambios en los bienes a producir o a vender, por uso de tecnología para la producción, por cambios en el modelo de financiamiento, por cambios en la dirección y administración, etc.
• Por las rutinas operativas: cuando los controles se establecen sobre operaciones totalmente definidas y establecidas que las personas son capaces de comprender y dominar, de manera que, salten algunos puntos de comprobación y se mantenga el flujo operativo, etc.
• En la organización: cuando se deciden cambios de alto nivel que conllevan la sustitución de líderes de la empresa; cuando hay fusiones o adquisiciones, integraciones o asociaciones; cuando hay cambios en la manera de operar o producir; asimismo, cambios en las leyes laborales, etc.

Un control interno adecuado en las empresas es fundamental para asegurar la eficiencia operativa, proteger los activos, cumplir con las regulaciones y tomar decisiones informadas.

Por todas estas modificaciones, en la medida en la que se realizan los cambios administrativos correspondientes, deben evaluarse los controles internos para ajustarse o modificarse, volviendo a dar protección a los valores esenciales de la organización.

Sin embargo, también deben considerarse los cambios que, experimentados en la organización por factores externos, tienen una afectación directa a la gestión de la empresa; tales como los cambios en las legislaciones, macroeconómicos, en la producción, en la disponibilidad de recursos, en la inflación, en el deslizamiento en el tipo de cambio, en las tasas de interés, en la competencia, con los proveedores de la cadena de suministro, etc.

Objetivo de la implementación del control interno

El control interno pospandemia en la empresa y su combate al fraude debe considerar lo siguiente para su actualización o implementación (si es que el diagnóstico indica que se debe crear nuevamente):

• ¿Cómo se aplica en la empresa actualmente?
• ¿Qué áreas y puestos de la empresa deben ser, principalmente, involucrados para hacer algo al respecto?
• ¿Cuáles son los beneficios y desventajas del control interno en las empresas que lo tienen bien implementado?

Objetivo principal de la administración de riesgos

Implementación efectiva del control interno

La aplicación del control interno en una empresa pospandemia puede requerir ajustes y adaptaciones para abordar los nuevos desafíos y riesgos asociados con el entorno empresarial cambiante en el que estamos inmersos. Esto implica evaluar y fortalecer los controles existentes, así como implementar nuevas medidas de control (según sea necesario). Algunas formas de aplicación del control interno pueden incluir:

• Evaluación de riesgos: identificar los riesgos específicos relacionados con la pospandemia (seguridad cibernética, fraude en línea y cambios en los procesos operativos) y desarrollar medidas de control para mitigar dichos riesgos.
• Revisión y actualización de políticas y procedimientos: evaluar y ajustar las políticas y procedimientos de la empresa para abordar los desafíos y cambios surgidos durante la pandemia, asegurando que reflejen las mejores prácticas y regulaciones actuales.
• Monitoreo continuo: establecer sistemas de monitoreo y supervisión para detectar (de manera temprana) los posibles fraudes, anomalías o desviaciones de los procesos establecidos.

Dentro de la empresa, varias áreas y puestos deben participar en el combate al fraude y la implementación del control interno pospandemia; algunas de las áreas clave incluyen:

• Alta dirección: debe establecerse una cultura de integridad y ética, respaldar la implementación de controles efectivos y proporcionar los recursos necesarios para combatir el fraude.
• Departamento de Auditoría Interna: se debe encargar de evaluar y monitorear el control interno, así como realizar revisiones y auditorías periódicas para identificar y prevenir fraudes.
• Departamento de Cumplimiento: debe garantizar el cumplimiento de las leyes, regulaciones y políticas internas, incluyendo la detección y prevención de fraudes.
• Departamento de Recursos Humanos: debe establecer políticas de contratación y selección adecuadas, así como capacitar al personal en la importancia del control interno y la prevención del fraude.
• Departamento de Tecnologías de la Información (TI): debe asegurar la seguridad de los sistemas y datos de la empresa, implementando medidas de seguridad cibernética y control de acceso para prevenir el fraude en línea.

Las organizaciones están expuestas a un riesgo latente que, en caso de materializarse, podría evitar el logro de los objetivos de la empresa, su rentabilidad, crecimiento o existencia misma.

Los beneficios de un control interno bien implementado en el combate al fraude incluyen:

• Detección temprana del fraude: los controles internos efectivos pueden ayudar a detectar y prevenir fraudes en etapas tempranas, evitando pérdidas financieras significativas.
• Protección de activos: un control interno sólido contribuye a salvaguardar los activos de la empresa contra actividades fraudulentas.
• Cumplimiento normativo: ayuda a la empresa a cumplir con las regulaciones y requisitos legales relacionados con la prevención del fraude.
• Mejora de la confianza y la reputación: un control interno eficaz brinda confianza a los inversionistas, socios comerciales y clientes (mejorando la reputación de la empresa).

Las desventajas de un control interno mal implementado pueden incluir una excesiva burocracia o rigidez en los procesos, que podría obstaculizar la eficiencia y la agilidad empresarial.

Esquema general para evaluación de las fortalezas o debilidades

El siguiente esquema sirve como una herramienta de estudio de cada uno de los riesgos y los controles establecidos por la organización y cuya obtención de resultados en información será sumamente útil, ya que, arrojará sobre cada uno de los temas la visión general al empresario y a su experto contable para estudiarlos a través de una síntesis y observar las ideas principales.

Alineando la estrategia con el riesgo

Si no se evalúa constantemente la estrategia junto con el riesgo y se ajusta a medida que avanza, no hay manera de que se mantenga el ritmo como un negocio.

Conclusiones

Aplicar un control interno adecuado en las empresas es fundamental para asegurar la eficiencia operativa, proteger los activos, cumplir con las regulaciones y tomar decisiones informadas.

Un control interno bien implementado brinda beneficios significativos a la organización: reducción de riesgos de fraude, mejora de la productividad, así como confianza en los resultados financieros y operativos; sin embargo, es importante equilibrar la implementación de controles con las necesidades de la empresa.