Fecha cierta en la presunción de operaciones inexistentes

E

l Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) se elabora como resultado del acuerdo entre personas que tienen intereses comunes de negocio y cuyas operaciones se formalizan a través de documentos privados.

Los contratos son un claro ejemplo de los documentos privados utilizados en los negocios, de los cuales se tiene que demostrar el momento exacto en que se llevaron a cabo para exponer que el documento y su objeto existe.

Para dar certeza del momento en que el contrato fue elaborado, éste debe ser certificado por un ente con fe pública, sin dejar de lado que un documento privado da constancia del momento en que fue elaborado (en relación con otros documentos que se elaboran por terceros ajenos a la empresa y por los mismos socios comerciales con los que se realiza el acto de comercio).

Por lo anterior, cuando la autoridad fiscal pida al contribuyente que manifieste con documentos que las operaciones se llevaron a cabo en una fecha determinada, se debe demostrar con el momento exacto en que la información fue generada; por lo tanto, dicho momento debe ser verificable (contar con una fecha cierta).

La emisión de un CFDI que sustenta los actos o actividades de un ente económico, ya sea colectivo (persona moral) o individual (persona física), es el resultado de un trabajo administrativo que implica llevar a cabo diferentes operaciones, mismas que generan documentación que respalda los procesos llevados a cabo para realizar (al interior de las empresas): actos de compraventa de mercancías, renta de bienes muebles e inmuebles y contratación de servicios, entre otros; y por las que se elaboran contratos (a través de los cuales se acredita que dichas operaciones se llevaron a cabo y el tiempo en que se ejecutaron).

La fecha cierta es el momento en que un suceso determinado se lleva a cabo a consecuencia de un acuerdo de voluntades plasmado en un contrato.

Los contratos son elaborados por personas que tienen intereses comunes en un negocio y con los que se sustenta el objeto a llevar a cabo, del que es preciso dejar por escrito los derechos y obligaciones que se pactan entre dos o más particulares; sin embargo, por ser privados, no es posible certificar que sean verdaderos y seguros, por lo que, para legitimar los documentos es necesaria la intervención de un funcionario público.

Dichos contratos son utilizados para desvirtuar actos controvertidos observados por la autoridad, mismos que son llamados “pruebas documentales”, con los que se demuestra que ciertas operaciones se ejecutaron, así como su fecha de ejecución (que al ser certificada se denomina “fecha cierta”).

La fecha cierta puede definirse como el momento exacto en que se llevó a cabo un suceso determinado, el cual es convalidado por un funcionario, autoridad u organismo público; demuestra que un documento existe, es verdadero y seguro; por tanto, sirve para comprobar el momento exacto en que dos o más personas (o sociedades) se comprometieron a realizar un determinado negocio.

Aunado a lo anterior, la fecha cierta proporciona certeza sobre lo acordado en un contrato, no sólo en lo que respecta al acuerdo de voluntades y el acto pactado de buena fe entre las personas que intervienen, sino también al tiempo en el que se ha dado dicho acuerdo de voluntades, dando inicio al objeto que da origen al negocio acordado. De ahí que la fecha cierta es necesaria para comprobar que los actos entre particulares son reales y se dieron en el tiempo en que éstos las declararon, así como para evitar actos fraudulentos que mermen la recaudación tributaria; por ello, la autoridad exige que se acredite la fecha cierta en que se realizaron las operaciones declaradas.

En principio tenemos que, para dar certeza de la fecha en que fue elaborado un contrato, éste debe ser presentado ante un funcionario público que lo certifique, o bien, ante una autoridad administrativa; sin embargo, existen otros medios para dar certeza de la fecha en que un contrato fue elaborado.

Un contrato también produce certeza del momento en que fue elaborado al adminicularlo con otros documentos (facturas, estados de cuenta, trámites y documentos presentados ante autoridades, así como documentación administrativa elaborada al momento de realizar las operaciones de comercio); con lo que se comprueba que se realizaron gastos generales, inversiones en activo, compra de mercancías, venta de artículos y contratación de servicios.

Cuando un contrato se encuentra relacionado con otros documentos que fueron elaborados por terceros ajenos al negocio, pero que sustentan que la operación se ha llevado a cabo en un momento determinado, se acredita la fecha cierta de los contratos, por ejemplo: aunque un contrato privado (por sí mismo) sólo refleja la existencia de un acuerdo de voluntades, debe adminicularse con otras pruebas para dar certeza de que las obligaciones pactadas se realizaron; lo cual se robustece si los demás documentos que se aportan fueron emitidos por terceros ajenos a la operación, tales como: estados de cuenta bancarios, licencias, autorizaciones y permisos emitidos por la autoridad, así como documentación administrativa elaborada por las contrapartes comerciales; y que todo se encuentre relacionado con la operación comercial.

Para demostrar que el suceso existe y dar certeza de que se ha realizado, la fecha cierta se debe adminicular con la información que respalda las operaciones de comercio.

Independientemente a la documentación que se pueda adminicular con la operación, es de considerar como un hecho importante, contar en la información que sustenta las operaciones contables y administrativas de la empresa con contratos con una fecha que compruebe la ejecución de las operaciones de comercio, pues al momento de que la autoridad fiscal ejerza sus facultades de comprobación y determine operaciones consideradas como inexistentes, se debe demostrar que las operaciones realmente se realizaron en el tiempo y bajo las condiciones expuestas en los procesos documentados.

Dichos procesos (en ocasiones a requerimiento de la autoridad) deben estar descritos a través de cuestionarios durante el proceso de una revisión, lo cual se puede demostrar con la fecha en la que se realice la inscripción de los documentos ante el Registro Público de la Propiedad (RPP) o sean presentados ante fedatario público, tal como lo expone la tesis 2A/J.161/2019 (10A) de título y subtítulo: Documentos privados y Deben cumplir con el requisito de fecha cierta tratándose del ejercicio de las facultades de comprobación (respectivamente) que resolvió la contradicción de la tesis 203/2019; sustentadas por los tribunales colegiados: séptimo del tercer circuito, segundo del cuarto y tercer circuito, quinto y sexto del tercer circuito (todos en materia administrativa), el 23 de octubre de 2019.

Si bien, la tesis mencionada comenta que: “Los documentos adquieren fecha cierta cuando se inscriban en el RPP, a partir de la fecha en que se presenten ante un fedatario público o a partir de la muerte de uno de los firmantes”, se debe tomar en cuenta que los trámites realizados (pagos efectuados y consignados en un estado de cuenta bancario, declaraciones de impuestos, liquidaciones realizadas por las cuotas de seguridad social, altas en ciertos padrones y cámaras que aglutinan a determinados giros comerciales, así como la propia emisión de las facturas) ante la autoridad fiscal u organismos desconcentrados dan fecha cierta a las operaciones realizadas en actividades de comercio y prestación de servicios.

Lo anterior es debido a que los documentos son emitidos por terceros que hacen constar que la información a la que le dieron trámite se presentó en la fecha consignada en ellos, dando fe de que: la persona física o moral ejerce cierta actividad u objeto social, cuenta con un domicilio en el que se desempeñan los actos de comercio, posee personal que interviene en la realización de los actos o actividades, cuenta con recursos económicos y tiene capacidad para desarrollar las operaciones.

Los contratos son documentos privados utilizados en los negocios, de los cuales se tiene que demostrar el momento exacto en que se llevaron a cabo para exponer que el documento y su objeto existe.

Cabe mencionar que, para sustentar operaciones que la autoridad considera como inexistentes, se deben presentar documentos en los que intervienen dos personas que acuerdan cumplir con determinados derechos y obligaciones de dar y hacer (en los que se ejecutan actividades que son lícitas y propias para realizar negocios); por lo tanto, los documentos presentados para desvirtuar operaciones calificadas por la autoridad fiscal como inexistentes, se deben exhibir, evitando en lo posible, ser presentados solamente validados con la firma de los que participan en él.

Para probar que una fecha es cierta, el contrato se debe inscribir en un registro público o, en su defecto, se debe presentar ante un notario público, ya que dichos entes dan eficiencia a la fecha que consta en el documento, puesto que la intervención de dependencias y funcionarios públicos evita la realización de actos fraudulentos o dolosos y otorga certidumbre a la materialidad del acto (o actividad) al certificarse que la fecha de éste comprueba la existencia de las operaciones.

Sumado a lo dicho, los contratos hacen constar lo convenido respecto a la compra, venta, renta o prestación de un servicio; dejando claro cuándo se realiza el negocio, cómo se ejecuta su objeto y dónde se realizan las acciones referentes al mismo; en este orden de ideas, si un contrato no es certificado, se debe demostrar su materialidad con los documentos que comprueben la fecha en la que se inician los trabajos (dejando evidencia sobre el lugar donde se llevaron a cabo las labores y las tareas ejecutadas).

Lo antes mencionado se lleva a cabo con registros del personal, reporte de actividades e información entregable por las operaciones efectuadas, además se debe considerar que, de acuerdo con el tipo de prestación convenida en un contrato, se generan operaciones que afectan económicamente a una empresa y, por consecuencia, obligaciones fiscales (mismas que deben ser sustentadas con las declaraciones correspondientes).

Para desvirtuar el hecho controvertido, se deben ofrecer las pruebas que tengan relación con la presunción de inexistencia de operaciones, aportando las inscripciones y gestiones realizadas ante dependencias gubernamentales, organismos desconcentrados y organizaciones formadas por empresarios; así como registros contables, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, liquidaciones de cuotas de seguridad social, declaraciones y reportes informativos requeridos por autoridades diversas.

Con el fin de evitar actos fraudulentos que mermen la recaudación tributaria, la autoridad exige que se acredite la fecha cierta en que se realizaron las operaciones declaradas.

Con el fin de autenticar que las operaciones son legítimas (en adición a lo ya mencionado), se debe aportar información generada por las partes que intervinieron en la ejecución del acto de comercio y los contratos respectivos; documentos que además son producto del proceso administrativo de cada una de las empresas (respetando el flujo de las operaciones por el trabajo desempeñado); por lo que, al adminicular la información que genera el sistema contable, administrativo y de gestión en conjunto, se da certeza de la fecha en que se realizaron las operaciones.

Tomando en consideración que, aun cuando los contratos adquieren vigencia cuando se da el consentimiento por las partes (al ser firmado), por ser el momento en que el acuerdo de voluntades y los compromisos pactados se confirman, se debe crear cultura para que dichos documentos se presenten ante notario público para ser certificados y así convalidar su fecha.

Conclusiones

La fecha cierta es el momento en que un suceso determinado (compraventa de mercancías, renta de bienes muebles e inmuebles y contratación de servicios) se lleva a cabo a consecuencia de un acuerdo de voluntades, cuyo objeto, tiempo y lugar se plasman en un documento privado; para demostrar que el suceso existe y proporcionar certeza de que se ha realizado, se debe adminicular con la información que respalda las operaciones de comercio (elaborada por socios comerciales, terceros ajenos a la empresa y la de la propia empresa).

Es importante que la documentación elaborada entre particulares sea certificada por un notario público, pues la autoridad fiscal considera que los documentos adquieren fecha cierta en el momento en que son presentados ante una autoridad o funcionario; por lo que es preciso que se tenga especial cuidado en convalidar la fecha de todos los acuerdos comerciales a través de certificaciones elaboradas por entes públicos y así desvirtuar la presunción de inexistencia de operaciones.