Expediente administrativo como elemento de prueba

---

---

C.P. Ricardo Santos Giles Socio en Estrada Santos y Asociados, S.C.

El expediente administrativo es el conjunto de documentos que contienen la información relacionada con el procedimiento ejercido por la autoridad, siendo esta documentación:

• La requerida por la autoridad al iniciar sus facultades de comprobación.
• La aportada durante la revisión.
• La derivada de determinantes o resolución de la autoridad.

Al conformarse dicho expediente con información aportada por los contribuyentes, se constituye como un elemento de prueba, ya que, se compone de documentales públicas y privadas, mismas que son reconocidas por el Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC).

Cabe mencionar que los documentos públicos son los expedidos por funcionarios en el ejercicio de sus funciones, o bien, por entes dotados de fe pública; por otra parte, los documentos privados son los elaborados por particulares sin la intervención del funcionario público. Es de precisar que los documentos privados pueden ser revestidos de fe pública en el momento que los actos o contratos que celebren los particulares sean registrados por notario, así como en el momento en que son presentados ante la autoridad y se genera constancia de la existencia del acuerdo de voluntades por obrar acuse del mismo.

Entre las pruebas documentales que forman parte del expediente administrativo, se encuentran las siguientes:

• Actas constitutivas de personas morales, contratos, avisos de inscripción al RFC y sus modificaciones.
• Declaración anual y complementarias del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
• Declaraciones definitivas normales y complementarias del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Libros contables, balanzas de comprobación, pólizas, auxiliares de cuenta, estados de cuenta bancarios, contratos bancarios, relación de cada uno de los depósitos reportados en estado de cuenta, relación en consecutivo de la integración mensual de ingresos sustentada con CFDI y notas de crédito.
• Relación de gastos, compras e inversiones acompañados de CFDI.
• Papeles de trabajo sobre el cálculo del ISR elaborado para pagos provisionales y declaración anual.
• Papeles de trabajo por el cálculo de pagos definitivos del IVA.
• Avisos de compensación.
• Documentación que da origen y procedencia a pérdidas fiscales.
• Papeles de trabajo del cálculo del coeficiente de utilidad aplicado en pagos provisionales.

Ahora bien, de los documentos mencionados es pertinente que se observen ciertos detalles:

1. Actas constitutivas: deben corresponder al contribuyente requerido, ser redactadas y protocolizadas por notario público; además, deben contener el número registral y contar con un representante legal en funciones.
2. Contratos: en la medida de lo posible, deben ser protocolizados ante notario; probar que la proveeduría de bienes y servicios se haya realizado en las fechas pactadas y cubriendo los derechos y obligaciones en ellos establecidos; se debe contar con documentación administrativa que convalide la requisición, cotización, suministro, avances, resultados, entrega, pago de los bienes o servicios, así como el personal que intervino en el desarrollo de las operaciones.
3. Avisos de inscripción al RFC y sus modificaciones: se debe confirmar que se está inscrito como contribuyente, el domicilio debe estar verificado, se debe estar activo en el padrón de contribuyentes y contar con actividad económica apta para realizar las operaciones que se facturan.
La documentación administrativa elaborada por un ente económico es requerida por la autoridad administrativa para ser exhibida y ejercer sus facultades de comprobación.
4. Declaración anual y complementarias del ISR: se debe confirmar (en la información enterada) que se ha cubierto el impuesto correspondiente a los ingresos obtenidos, verificar que se cuenta con inventarios y activos que permitan desempeñar la actividad económica, esto por medio de la información del estado de posición financiera, así como con los datos de la determinación de la nómina del personal con el que se cuenta.
5. Declaraciones definitivas normales y complementarias del IVA: mostrarán los actos y actividades gravadas y acreditables para determinar el impuesto a cargo o a favor, esto en concordancia con las cantidades depositadas y erogadas que son registradas en los estados de cuenta correspondientes a la cuenta bancaria del contribuyente, tomando en cuenta los comprobantes que les dieron origen. El IVA acreditable debe concordar con los datos de la declaración informativa de operaciones con terceros y, por ende, con los comprobantes fiscales recibidos y pagos realizados.
6. Libros contables, balanzas de comprobación, auxiliares de cuenta, pólizas, estados de cuenta bancarios y comprobantes fiscales: deben considerar las partidas y asientos contables concernientes a los hechos controvertidos que, al concatenarse, confirmen que las operaciones se llevaron a cabo de manera lógica, concordante y en orden cronológico.
7. Papeles de trabajo de los CFDI: tanto los emitidos como los recibidos sustentarán las operaciones en ellos descritas, esto por medio de la información financiera generada y los registros contables, fichas de depósito, transferencias y movimientos registrados en estados de cuenta bancarios, así como documentación administrativa, papeles de trabajo y guías operacionales que, adminiculadas entre sí, demuestren la materialización de las operaciones.
8. Papeles de trabajo de las declaraciones de pagos provisionales: en el caso del ISR, deben cuidar que sean acumulados los ingresos facturados, realizando una conciliación de los comprobantes fiscales emitidos en cada uno de los periodos y aplicar correctamente el coeficiente de utilidad en el entero del impuesto. Para el caso del IVA, se deben verificar los ingresos cobrados y los gastos pagados, conciliándolos con los movimientos de los estados de cuenta bancarios. Por la retención de impuestos, se debe verificar que los comprobantes fiscales correspondan a las actividades que son afectas a retención y cotejar las retenciones realizadas contra los gastos que les dieron origen (realizando una prueba global y considerando los porcentajes a enterar).
9. Papeles de trabajo del cálculo de pérdida fiscal y del coeficiente de utilidad: son los datos aplicados en pagos provisionales que deberán computar las pérdidas, o bien, el coeficiente de utilidad correspondiente al o los ejercicios fiscales de los que se hayan obtenido; asimismo, sustentarlo con la información presentada en la declaración anual, esto dentro de los datos adicionales informados referentes a la utilidad fiscal e ingresos nominales que les dieron origen.

Se debe tomar en cuenta que el cúmulo de la documentación aportada como prueba debe demostrar la materialidad de los bienes o servicios descritos en los comprobantes fiscales, verificando con la adminiculación de la totalidad de los documentos aportados que las operaciones existen.

Por lo anterior, al ser asociados dichos documentos, han de generar convicción de que las operaciones se realizaron, fueron ejecutadas por el ente económico y, por ende, se cuenta con recursos materiales y humanos, así como procedimientos y controles administrativos, que definen y respaldan la ejecución del trabajo.

El comprobante fiscal es uno de los documentos que materializan la actividad comercial; asimismo, es el medio con el que se documentan tanto los ingresos como los gastos; de la diferencia entre estos dos conceptos, resultan las pérdidas o ganancias que obtiene un negocio al ejecutar una actividad comercial de manera adecuada; esto se traduce en rendimientos para inversionistas, clientes y proveedores, demostrando que la actividad acredita un beneficio económico.

Para demostrar que un documento privado y su objeto existen, se tiene que demostrar el momento en que se lleva a cabo, independientemente que la autoridad asevere que los documentos privados y, en específico, los contratos, pueden ser elaborados en cualquier momento. Los documentos privados adquieren certeza del momento en que fueron elaborados al ser adminiculados con facturas, registros contables, estados de cuenta, libros contables, trámites y documentos presentados ante autoridades, así como documentación administrativa elaborada al momento de realizar las operaciones de comercio; todos estos deben crear indicios entre sí para probar que la transacción existe.

Es importante atender puntualmente el requerimiento de la información realizado por la autoridad, entregándola en el orden que es solicitada, en el tiempo que se cuenta para ser exhibida. Se debe aportar documentación contable y administrativa que cuente con la descripción y seguimiento del proceso llevado a cabo para materializar las operaciones.

Por lo anterior, la documentación se entregará apegándose a lo solicitado, cuidando presentar el total de documentos que completen el proceso operacional del acto controvertido, esto con el fin de desvirtuar las observaciones y determinantes realizadas por la autoridad (de manera clara y sustancial), considerando que las pruebas aportadas serán las que desvirtuarán los hechos observados, por lo que, se debe prevenir que la documentación útil se encuentre en autos.

Conclusiones

La documentación administrativa elaborada por un ente económico (producto de su actividad comercial y de servicios) es requerida por la autoridad administrativa para ser exhibida y, con esto, ejercer sus facultades de comprobación; por ello, es importante que la documentación sea administrada correctamente y que, a través de ésta, se puedan trazar los procedimientos ejecutados, permitiendo aportar elementos de prueba que sustenten y den seguimiento a las operaciones para comprobar que los actos o actividades se realizaron.