¿Rentar o adquirir una oficina?

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C.P.C. y P.C.FI. José Juan Miranda Sánchez Socio en Miranda, Sánchez y Asociados, S.C.

uchas empresas y profesionistas se han enfrentado al dilema de dónde ubicar sus oficinas y bajo que figura contar con ellas. Algunas de las variables que se presentan cuando se está en un proceso de inicio de operación, cambio de oficinas, vencimiento de contratos de arrendamiento o en busca de una renovación corporativa, pueden ser: gasto o inversión; compromiso de largo, mediano o corto plazo; flexibilidad o estabilidad de espacio; lugar fijo o varias ubicaciones; acceso del personal a distintas sedes o concentración del equipo de trabajo, etc.

Hoy existen diversos modelos de servicios, arrendamientos o adquisición de inmuebles que son una alternativa para establecer el centro de trabajo o la administración de la empresa, de acuerdo con el objetivo, necesidades y forma de operación de cada negocio.

Previo a la crisis por pandemia, un cuestionamiento recurrente ha sido si las grandes organizaciones, las pequeñas empresas y los profesionistas tienen más ventajas adquiriendo un inmueble o rentándolo; ahora se suma a este dilema el hecho de privilegiar, de ser posible, el trabajo remoto y sólo mantener un centro de negocios como punto de apoyo para la administración principal, esto es, para recibir y atender a clientes o para reuniones periódicas del personal.

Es claro que no hay una respuesta absoluta, ello dependerá de varios factores como lo son: el giro del negocio, ubicación de los clientes, cantidad de personal involucrado y de las distintas áreas a las que pertenecen; otro factor importante a considerar es el plan de largo plazo que se visualice, es decir, si hay tendencia de crecimiento en el negocio, si se tiene planeado ubicarse en ciertas localidades, dejar ciertos mercados, concentrar la administración del negocio, contratar o prescindir de personal, por mencionar algunos.

También existe la disyuntiva de la conveniencia de tener un gasto “controlado” de corto o mediano plazo o bien, apostarle a una inversión de largo plazo adquiriendo un bien inmueble.

Hoy por hoy, la tendencia se está orientando a esquemas flexibles que permiten olvidarse de la administración de la oficina y enfocar todos los recursos humanos a las actividades del negocio. Estos esquemas pueden o no involucrar una combinación de los dos escenarios que hemos comentado, adicionados de servicios que los complementen.

Tenemos la modalidad de renta o adquisición tradicional de una oficina, en la cual el arrendador acondiciona el espacio de acuerdo con sus necesidades, contrata los servicios complementarios que requiere, adquiere el mobiliario directamente y se encarga del mantenimiento interno, etc.

También se tiene el escenario opuesto, donde se delega, en un tercero, todo o parte de las tareas; ya sea en un modelo de compra de oficina, en el que se comparten salas de juntas, seguridad, mantenimiento, etc., pero con espacio propio y un título de propiedad, donde se sabe que el flujo de efectivo de una renta se transforma en una inversión inmobiliaria.

Lo anterior puede darse de igual forma a través de un traje a la medida, donde se le solicita al arrendador o prestador de servicio que acondicione las oficinas de cierta manera, se haga cargo de los servicios complementarios, permita flexibilidad de crecimiento o disminución de espacios, así como la posibilidad de que el personal pueda trabajar en diversas ubicaciones de la ciudad, el país o a nivel internacional sin modificar sus costos.

Cada opción tiene sus ventajas y desventajas que no son las mismas para todos, porque como se menciona, depende del plan de negocios de cada empresa.

Si hablamos de un escenario de flexibilidad, el arrendamiento de una oficina o los servicios de oficinas compartidas es lo más conveniente, pues se mantiene una presencia fresca y moderna, dado que el prestador del servicio o arrendador se preocupa por estar a la vanguardia en imagen, identifica ubicaciones de alto prestigio, permite la elasticidad de espacios, incluyendo, en muchos de los casos, la opción de que el personal acceda al centro de negocios más cercano a su domicilio o a la ubicación de los clientes.

Esta flexibilidad y delegación de lo complementario, permite que la empresa se enfoque netamente en la prestación de sus servicios y el cumplimiento de su objeto social para su crecimiento y, en caso de existir una situación contingente del negocio, adaptarse rápidamente a ello y minimizar gastos. Sobra decir que el día que el negocio cambie o se retire, no hay retorno de los flujos de renta o servicios pagados en estos esquemas a diferencia de la adquisición de un bien.

La adquisición de oficina con servicios compartidos también presenta varias ventajas, como lo son: tener la propiedad del bien, la capitalización de las rentas para pasar de un gasto a ser una inversión, contar con espacio fijo acondicionado a las necesidades de la empresa y sin espacios vacíos o morosos como lo son las instalaciones dedicadas a salas de juntas, dado que estas se comparten con los demás socios del piso o del edificio.

Este modelo es recomendable para una empresa que tiene cierta estabilidad en tamaño, número de empleados, giro del negocio, ubicación geográfica de los clientes, recursos tecnológicos que permiten desde un mismo punto administrar la compañía, entre otros. En este modelo, el día que se baja la cortina se puede monetizar el bien inmueble, mejor dicho, hay un retorno de inversión a diferencia del modelo de pago de servicios o arrendamiento.

Cada realidad de negocio es distinta, incluso en giros o tamaños similares; las conclusiones pueden ser totalmente divergentes entre ellos, en otras palabras, lo que podría ser funcional para uno, no necesariamente se podría replicar en otro, incluso como estrategia de mercado puede ser un diferenciador en la administración y operación.

Cuando se presente la posibilidad de un cambio de modelo, resulta vital incorporar en esa evaluación a las diferentes áreas o personas claves de la empresa para tomar una decisión consensuada o asesorarse en ese sentido.

Como todo en la vida, también hay desventajas en cada modelo, sin embargo, todo dependerá de las circunstancias y contexto de cada empresa.