Cada estado tiene su propio proceso y requisitos para obtener un permiso de ventas, por lo que, es importante verificar las especificaciones particulares de donde se llevará a cabo la operación.
Existen una serie de requisitos para que una empresa en EUA pueda obtener el permiso de ventas. Cada compañía, según el estado donde comercialice, debe asegurarse de cumplir con cada uno de los siguientes requerimientos para operar sin complicaciones:
Es importante verificar si el negocio está obligado a obtener un permiso de ventas, dependiendo del tipo de producto que se desea comercializar. Por ejemplo, cuando la empresa únicamente se dedica a la prestación de servicios, no será necesario que realice dicho trámite, pues sólo las empresas que venden tangibles deben contar con este permiso.
Antes de solicitar un permiso de ventas, toda empresa americana debe obtener un número de identificación fiscal (EIN, por sus siglas en inglés) ante el Internal Revenue Service (IRS), que sería el equivalente a su RFC en México.
Cada estado tiene sus propios requisitos para obtener un permiso de ventas, por lo que, es importante seguir las regulaciones correspondientes de donde se realizarán las ventas (por ejemplo, en Texas es necesario que el solicitante llene un formulario). Posteriormente se puede realizar una solicitud en línea y obtener un número provisional para comenzar a vender y, en aproximadamente tres semanas, la compañía recibirá en su domicilio fiscal el documento oficial del permiso de ventas.
Por otro lado, en el estado de Florida no está permitido realizar dicha solicitud en línea, es necesario llenar el formulario y enviarlo por correo certificado al Sales Tax Registration, donde se realizará la evaluación de dichos documentos y se enviará la aprobación al domicilio fiscal de la compañía en aproximadamente dos meses.
La compañía debe presentar una solicitud de permiso de ventas ante el interventor del estado y proporcionar la siguiente información:
Cuando son extranjeros quienes lo solicitan, será obligatorio enviar documentos originales y realizar el pago de fianza ante el Comptroller of Public Accts; el monto de la fianza a pagar va a depender del número de personas que firman en la empresa y les será devuelta a los dos años, siempre y cuando no hubieran faltado en la presentación de ningún reporte (tienen que estar a tiempo, en caso contrario, se perdería esta fianza).
Una vez que se obtiene el permiso de ventas, el negocio debe cumplir con la presentación de las declaraciones de ventas, lo cual se realiza trimestralmente cada año. Aun y cuando la empresa no llegue a realizar ninguna venta, está obligada a presentar dicha declaración en ceros.
Según el IRS, si un extranjero desea obtener un permiso de ventas en EUA, debe tramitar un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) para persona física o un EIN para persona moral. La Cámara de Comercio de este país también proporciona información útil para los extranjeros que buscan obtener un permiso de ventas. Algunas de las principales consideraciones son:
Si un extranjero desea vender bienes o servicios en EUA, primero debe asegurarse de tener la visa correcta. Existen varios tipos de visa para los extranjeros que desean realizar negocios en la unión americana:
Los extranjeros que obtienen un permiso de ventas en EUA también están sujetos a las regulaciones fiscales y legales correspondientes, incluyendo el pago de impuestos sobre las ventas y la presentación de declaraciones (tanto federales como estatales).
La Cámara de Comercio recomienda que los extranjeros que buscan obtener un permiso de ventas en EUA obtengan asesoramiento profesional de un abogado, o bien, un profesional de impuestos para asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales y legales correspondientes.
Obtener un permiso de ventas también puede aumentar la confianza del cliente en el negocio. Los clientes suelen sentirse más cómodos adquiriendo bienes o servicios de un negocio que ha cumplido con todas las regulaciones fiscales y legales correspondientes, así como ha obtenido los permisos necesarios.
Si un negocio o individuo realiza ventas en EUA sin contar con un permiso de ventas, puede enfrentar consecuencias legales y fiscales como las siguientes:
Multas financieras: los estados pueden imponer dichas multas y sanciones financieras. Las multas pueden variar y aumentar con cada infracción adicional, dependiendo el estado. Por ejemplo, en Texas las multas van desde los 50 dólares por reporte.
Cierre del negocio: un negocio que opera sin permiso de ventas puede ser dado de baja (temporal o permanentemente) por las autoridades fiscales.
Responsabilidad fiscal: los estados podrán realizar el cálculo de los impuestos adeudados y exigir el pago inmediato de intereses y multas.
Problemas de reputación: vender sin permiso de ventas puede dañar la reputación de una empresa y disuadir a los clientes de hacer negocios en el futuro.
Tener un permiso de ventas es fundamental para cualquier negocio que quiera operar legalmente en EUA. El permiso de ventas no sólo garantiza que el negocio cumpla con las leyes fiscales (estatales y locales), sino que también ayuda a conservar de manera íntegra la seguridad del mercado y proteger a los consumidores de posibles fraudes o estafas.
Por lo tanto, es esencial que los propietarios de negocios comprendan las regulaciones y requisitos para obtener un permiso de ventas en el estado donde se encuentren; asimismo, asegurarse de cumplir con todo esto antes de comenzar a realizar operaciones.
Es recomendable para todas las empresas que cumplan con los supuestos mencionados; obtener la correcta asesoría de un profesional para la obtención de un permiso de ventas, así como de los reportes de ventas correspondientes; esto para cumplir con las obligaciones fiscales y no incurrir en multas y recargos.
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