Director de Finanzas
en Crowdzy de México, SAPI de C.V.
El dinero es la sangre del negocio, por lo que, debe estar fluyendo en todas partes de éste y en las cantidades suficientes para que pueda funcionar de la mejor manera; sin embargo, al arranque de las operaciones, los recursos parecen insuficientes para lograr la cobertura de todo el negocio. Por lo tanto, hay conceptos que se deben atender a partir de determinación de la cantidad adecuada de capital, su ejecución y la disciplina necesaria para garantizar la vida de la empresa.
Se ha señalado que es importante tener un plan financiero de inicio (de corto y largo plazo), es decir, el plan de inversiones y el presupuesto detallado para atender la operación; se requiere dinero suficiente para fondear la totalidad del negocio. Tales cantidades de recursos económicos demandan ciertas características que, normalmente, no son valoradas o son minimizadas ocasionando tropiezos más adelante y, en casos graves, el cierre definitivo del negocio.
Comprende todo el dinero a invertir para estar en condiciones de iniciar un negocio, es decir, es el capital de largo plazo, cuyas características tienen que ver con su permanencia para que funcione la empresa de manera natural. Un plan de inversiones debería integrar lo siguiente (salvo por las particularidades adicionales en cada caso):
1. Inversión en los costos de registros legales: cada negocio requiere cumplir con diferentes registros (algunos con costos y otros gratuitos); en la mayoría existen penalizaciones cuando no se cuenta con ellos, no se cumplen o no fueron inscritos en los registros públicos. Se debe considerar el tiempo que toman los trámites (en ocasiones impiden la apertura del negocio).
2. Activos fijos (remodelaciones, adquisiciones de mobiliario, depósitos en garantía, etc.): este es el rubro de mayor inversión económica, pero en el que más existirán desviaciones del presupuesto original. Se puede contar con un asesor que elabore una cotización detallada con los costos y gastos integrales para la adecuación, instalación y compra de mobiliario para la puesta en marcha. No obstante, siempre hay desviaciones en los tiempos de trabajo y de entrega de terceros, en las adecuaciones básicas que no habían sido consideradas, así como otros elementos que, a simple vista, no eran necesarios y que requirieron ser modificados (acorde a la necesidad del negocio).
3. Activos intangibles (compra o renta de licencias, patentes, productos tecnológicos, páginas propias en Internet, costo de promoción y publicidad, etc.): estos costos o gastos necesarios para iniciar el negocio (acorde a las normas contables) deben formar parte del capital de inicio y ser fondeados con el capital de largo plazo (comentado dentro del plan de inversiones). Todos los negocios requieren dichos gastos, ya sea en costos básicos o en cantidades significativas; por lo tanto, es necesario hacer un fondeo de ellos hasta que el negocio logre la autosuficiencia.
4. Inventario inicial (fortaleza del negocio en la oferta de bienes para los clientes): en el caso de un negocio que ofrece bienes es importante contar con un inventario suficiente para ser competitivos en el mercado; el emprendedor podrá fijar una cantidad acorde a su conocimiento, experiencia e investigación de mercado. El requisito de equilibrio financiero obliga a fondear esta compra directamente con el capital de largo plazo; el beneficio de esta inversión es la libertad financiera de permitir que el negocio vaya evolucionando dentro del tiempo razonable.
Cuando todo el inventario o una parte de éste se adquiere a crédito (por la porción que no ha rotado), comienzan las presiones financieras por pagar para cumplir con los compromisos, esto ocasiona concentrar liquidez en el pago de pasivos de corto plazo; es decir, el dinero de las ventas se utiliza para pagar parte de inventario estático, dejando desprotegidos otros conceptos necesarios o gastos corrientes.
Debe contener todos los costos y gastos necesarios del arranque de la operación, incluyendo costos de la producción, gastos de venta y gastos generales. Es importante que el emprendedor, durante el estudio de viabilidad de su negocio, haga una lista de las actividades u operaciones a realizar, así como sus costos de producción del bien o de la adquisición a la cual debe asignar razonablemente valores económicos.
Por ejemplo, cuando se determina el costo de la nómina, el emprendedor debe considerar el total de recursos asignados y horarios de atención, al valor del sueldo determinado adicionar el costo de las prestaciones legales, así como las reservas para conceptos como aguinaldos y vacaciones. Sumando estos conceptos se tiene un costo integral total de nómina, con ello se logra la certeza de la cantidad de dinero mensual que debe obtenerse para mantener el negocio funcionando por este rubro.
Cuando se tienen identificadas (económicamente) todas las actividades del negocio, se podrá contar con un presupuesto preciso sobre la cantidad de dinero para mantener funcionando la empresa. Como es natural, los primeros meses los costos y gastos son superiores a las ventas; en términos contables, es operar con pérdidas en lo que la promoción y publicidad logran incrementar la preferencia de los clientes y, en esa medida, las ventas.
Tal situación requiere una inversión de capital a largo plazo, esto para financiar las insuficiencias del flujo de efectivo determinadas para garantizar la continuidad de la operación. Es recomendable tener el efectivo requerido por los primeros meses, en tanto que las ventas puedan cubrir tales gastos y alcanzar el punto de equilibrio. La recomendación es proteger la continuidad de la operación un mínimo de seis a nueve meses.
Una vez que se inician las operaciones, la vigilancia estricta y continua sobre la generación, así como la aplicación del efectivo, permitirá garantizar que estos recursos se ocupen adecuadamente, sin diluirse entre la operación o, definitivamente, perderse entre diversas obligaciones.
La disciplina para clasificar y usar el efectivo disponible será el mayor activo del emprendedor, debido a que podrá analizarse si el pago de obligaciones corresponde a partidas que deben fondearse con capital de largo plazo o con el efectivo generado por el margen de la operación. Siguiendo este método de control se garantizará que los recursos sean invertidos sobre la razón para la que estén siendo disponibles, esto sin gastarse en conceptos u obligaciones innecesarias en comparación con el presupuesto detallado.
Tales controles deberán acompañarse de reservas del efectivo, sea dentro de la cuenta bancaria en apartados, o bien, diferentes cuentas bancarias reservadas para tales efectos.
Si bien, se ha hablado del capital de largo plazo suficiente para financiar adecuadamente la operación de la empresa; la siguiente afirmación no es aplicable a negocios que están en crecimiento, generando ganancias y que buscan financiamiento para expansión o desarrollo de nuevas líneas de negocio. En ese sentido, la recomendación es que el importe del capital de largo plazo sea la suma del valor del plan de inversiones más los costos y gastos del presupuesto detallado, esto por los meses en que las ventas son insuficientes para llegar al punto de equilibrio.
Esta recomendación está basada en las estadísticas de quiebras, sobre las cuales hay varias páginas especializadas en financiamiento de negocios que señalan que un tercio de las nuevas empresas bajan la cortina el primer año y, desafortunadamente, el segundo tercio cierra entre el segundo y el cuarto (sólo el último tercio de los negocios siguen funcionando más allá del quinto año). Es impresionante la cantidad de dinero que pueden perder los emprendedores, aun cuando el negocio parezca muy rentable.
Las características del capital de largo plazo tienen que ver con las expectativas en referencia a que el negocio está iniciando, asimismo, es poco probable que genere ganancias durante su primer año; por lo tanto, se tendrá que esperar conscientemente y vigilar que el capital esté trabajando de forma inteligente y, conforme el negocio sea maduro, se lograrán rendimientos.
Con tales premisas, el capital de largo plazo ahora parecerá una cantidad demasiado grande para el emprendedor, pues esto podría superar en dos o tres veces el estimado inicial que creía necesitar. Entonces, la recomendación es reunir esta cantidad antes de iniciar el negocio, o bien, incorporar a socios que compartan su visión objetiva y puedan contribuir con ese capital durante la construcción de la empresa para garantizar la operación.
Mas allá de pensar que este punto es desalentador, se podrá afirmar que es una forma de protección para el negocio, pues así se garantiza que seguirá operando adecuadamente sin exigencias por el tiempo suficiente hasta que sea financieramente autosostenible.
Muchos negocios, franquicias o licencias de uso de marcas pudieran vender la idea de que con un mínimo de capital se generan grandes utilidades desde el primer año y obteniendo el retorno de la inversión en periodos cortos de inversión. No obstante, la mayoría de las inversiones se pierden por trabajar con análisis financieros superficiales, insuficiente capital de largo plazo, así como con obligaciones inmediatas, resultando que el emprendedor termine perdiendo su patrimonio.
Para la constitución del capital de largo plazo no se recomienda el uso de créditos bancarios o recursos de una naturaleza semejante (en los que hay un compromiso de pago mensual a partir del primer mes); incluso pudiera ser que aún se encuentre en “modo preoperativo”, ocasionado por las desviaciones en planes y compromisos de los que se ha abordado anteriormente. Entonces, hay que empezar a pagar el préstamo con éste mismo o conseguir un segundo crédito para pagar el primero. Se vuelve una obligación financiera tener recursos sobre los cuales aún no se ha iniciado su proceso de negocio, pero ya hay que pagar intereses.
Adicionalmente, tales préstamos se vuelven costosos por tratarse de la inversión en un nuevo negocio (que según la tendencia podría cerrar), así que las tasas de interés ofertadas por los bancos son elevadas (en muchos casos llegan a ser superiores al 30%); y claro, para tales acuerdos se pide una garantía de bien inmueble; esto lo convierte en un golpe para la economía del emprendedor. Siendo prácticos, es mejor vender el inmueble propio para financiar las operaciones que estar en un riesgo de tal métrica y con un nuevo negocio.
Aunque el tema de los impuestos será materia de un artículo posterior, sigue siendo una excelente recomendación contratar un contador público (experimentado en nuevos negocios) para comenzar a pagar impuestos cuando se generen ganancias y, con esto, no perder deducciones en las inversiones o despegue del negocio por falta de conocimientos, controles o desatenciones del emprendedor.
El capital debe ser suficiente para el tipo y tamaño del negocio, garantizando que todas las actividades sean fondeadas y permitiendo que cada una opere sin presión, así como evolucionando conforme al tipo de emprendimiento. La determinación de la cantidad de capital estará basada en el plan de inversiones y en el presupuesto operativo.
Una cantidad de financiamiento operativo por un periodo razonable de arranque (tal vez entre seis a nueve meses) es deseable para evitar presiones financieras y cargas por vencimientos antes de este tiempo. Asimismo, hay que señalar que el capital de largo plazo debe estar libre de compromisos financieros u obligaciones contractuales fijas desde el primer año.
Bajo ciertas circunstancias, hay autoridades específicas que están facultadas para solicitar información confidencial amparada por el secreto bancario.
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