Representante legal, firma electrónica y dictamen fiscal

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as personas morales son una facción jurídica y como tal, son reconocidas como entes que pueden ejercitar todos los derechos que sean necesarios para realizar su objeto social, aunque para ello sólo puedan obrar por medio de los órganos que las representan, sea por disposición de la ley o conforme a las disposiciones relativas de sus escrituras constitutivas y de sus estatutos.

En este orden de ideas, los actos que realizan las personas morales deben ser efectuados a través de un contrato de mandato, emitido a favor de sus representantes legales quienes invariablemente serán personas físicas. Por ejemplo, en el caso de actos o trámites que se deban presentar ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), como la obtención de la firma electrónica avanzada (e.firma), será requerido un Poder General para Actos de Administración (PGAA) o en su caso, un Poder General para Actos de Dominio (PGAD), en términos de lo dispuesto por el Código Civil Federal (CCF) vigente.

Cabe recordar que, en el PGAA bastará expresar que se dan con ese carácter, para que el apoderado tenga toda clase de facultades administrativas; del mismo modo que en el PGAD, para que el representante tenga todas las facultades de dueño, tanto en lo relativo a los bienes, como para hacer toda clase de gestiones a fin de defenderlos.

Obtenida la e.firma, se pueden presentar diversos trámites y servicios en el portal del SAT, entre ellos, la generación del Certificado de Sello Digital (CSD), indispensable para emitir comprobantes fiscales por internet y que también es requerido para la presentación del dictamen fiscal.

En la actualidad, el dictamen fiscal es opcional, tratándose de personas físicas con actividades empresariales y de personas morales que en el ejercicio inmediato anterior hayan obtenido ingresos acumulables superiores a 140,315,940 pesos; que el valor de su activo sea superior a 110,849,600 pesos; o bien, que por lo menos 300 de sus trabajadores les hayan prestado servicios en cada uno de los meses del ejercicio inmediato anterior.

La e-firma es de utilidad, no sólo para efectuar trámites ante el SAT, sino para cualquier otro trámite que requiera un sustituto de la firma autógrafa.

Asimismo, el dictamen resulta obligatorio cuando se trata de personas morales del Régimen General de Ley, que en el último ejercicio fiscal inmediato anterior declarado hayan consignado en sus declaraciones normales, ingresos acumulables para efectos del Impuesto Sobre la Renta (ISR), iguales o superiores a un monto equivalente a 1,650,490,600 pesos; así como aquellas que al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior, tengan acciones colocadas entre el gran público inversionista o en la bolsa de valores.

Las personas morales harán del conocimiento de la autoridad fiscal si están obligadas a dictaminar o si optan por hacerlo al momento de presentar su declaración anual, lo cual se podrá realizar, ya sea con la contraseña, con la Clave de Identificación Electrónica Confidencial (CIEC), o bien, con el uso de la e-firma.

Por lo que respecta a la presentación del dictamen fiscal, invariablemente deberá firmarse con el uso de la e-firma, tanto del contador público certificado registrado ante la Administración General de Auditoría Fiscal Federal (AGAFF) que dictamina, así como la de la persona moral, cuya clave la tiene el representante legal designado para efectuar trámites ante el SAT.

Resulta importante destacar, que existe una percepción generalizada de que la e-firma sólo sirve para trámites ante el SAT y la presentación de declaraciones de impuestos, de ahí que con frecuencia se suele compartir no sólo con el representante legal, sino también con varias personas, con el fin de “eficientar” la operación cuando el representante legal no se encuentre, o porque sea necesario para otros portales y trámites bancarios o gubernamentales, como la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (Cofepris), por citar alguno.

Lo anterior hace que la clave de la e-firma en ocasiones termine compartida con una gran cantidad de usuarios, lo cual puede resultar contraproducente, y en este caso no hay aviso de privacidad u otro documento legal que valga para amortiguar los impactos legales de esa decisión.

La e-firma es de utilidad, no sólo para efectuar trámites ante el SAT, sino para cualquier otro trámite que requiera un sustituto de la firma autógrafa.

En efecto, el artículo 7.° de la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA), señala que los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con e-firma producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos.

Las personas morales harán del conocimiento de la autoridad fiscal si están obligadas a dictaminar o si optan por hacerlo al momento de presentar su declaración anual

En el mismo sentido, el artículo 89.° del Código de Comercio (CCom), señala que la información en forma electrónica consignada en un mensaje de datos, produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.

Así, considerando la validez legal de la e.firma, se pueden firmar pagarés, contratos o documentos digitales (existen ya plataformas para ello), por lo cual resulta importante limitar el número de personas que puedan tener acceso a esta información.

Retomando el tema del dictamen, si se considera que es presentado con la e-firma de la empresa, la cual incluye los datos del representante legal, ¿se debe entender que él presentó esta información?

La respuesta a lo anterior es negativa, pues la información contenida en el dictamen debe entenderse que fue presentada por el administrador único, presidente del consejo de administración o las personas que tengan conferida la dirección general, gerencia general o la administración de dicha persona moral, lo cual representa una presunción “iuris et de iure” (que no admite prueba en contrario), tal como lo dispone el artículo 19-A del del Código Fiscal de la Federación (CFF), el cual señala lo siguiente:

Se presumirá sin que se admita prueba en contrario, que los documentos digitales que contengan firma electrónica avanzada de las personas morales, fueron presentados por el administrador único, el presidente del consejo de administración o la persona o personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que tengan conferida la dirección general, la gerencia general o la administración de la persona moral de que se trate, en el momento en el que se presentaron los documentos digitales. Conclusiones

Al ser la persona moral la titular de la e-firma, es importante que actúe con diligencia y que establezca las medidas de salvaguarda necesarias para evitar la utilización no autorizada de la misma; en caso contrario será responsable de las consecuencias jurídicas que deriven de no cumplir con dichas obligaciones de cuidado de esta firma electrónica, conforme a lo dispuesto en el artículo 17-J del CFF.

Lo anterior con independencia de los efectos no fiscales que en otros ámbitos pueda implicar, conforme al CCom o inclusive de otras disposiciones del derecho federal común.