Estrategias para introducir grandes cambios en la empresa

Si ese cambio es fundamental, ¿cómo implementarlo con el menor daño posible a las dinámicas de trabajo, la motivación y la confianza de quienes hacen posible que la organización funcione? Es menos complicado de lo que parece, aunque será necesario invertir esfuerzos desde los puestos de liderazgo y recursos humanos para que sea un éxito. En este artículo deseo explicar cómo lograrlo.

Todo cambio trae una sacudida estructural que se convertirá en una brisa de aire fresco; es decir, vale la pena hacerlo a pesar del miedo.

Comprender por qué los cambios no son bienvenidos

Aquí hablo a nivel general, pues no importa qué tan buen panorama presente un ajuste en la empresa, siempre habrá personas que se expresen en contra. El artículo Getting Your Team to Buy into a Big Change, de Namrata Malhotra y Charlene Zietsma en Harvard Business Review, propone una conclusión interesante al respecto: el cambio se percibe como un conflicto entre los valores que promueve la empresa (o lo que significa avanzar en la carrera profesional) y lo que ocurre fuera de esta. Por ejemplo, un cambio organizacional trae una ventaja que, a primera vista, dará beneficios sólo a quienes trabajan de manera remota, ¿por qué le interesaría al resto que acuden a la oficina diariamente?

Por otro lado, es importante conocer cómo ha sido, de manera histórica, la gestión de los cambios en la empresa. Es un proceso que, de no hacerse con cuidado, crea un círculo vicioso en donde hay que hacer modificaciones para ajustar el cambio, lo que genera la impresión de que no hay una buena base en la estrategia; la sensación en toda la empresa será de una sobrecarga de cambios.

Milton Marcelo, project manager y experto en transformación de negocios en EY, explica cómo la sobrecarga de cambios daña la cultura laboral: “Puede llevar a una falta de involucramiento, productividad reducida y hasta una retirada activa de los proyectos”. Es decir, estas transformaciones tienen que nacer de una base bien sustentada con datos verificables del paisaje de la industria, el clima laboral y las expectativas de los personajes clave (plantilla laboral, inversionistas, clientes, proveedores, etc.).

Identificar cuáles son las causas (o posibles causas, si se hace un análisis previo a la implementación de los cambios) permite señalar las oportunidades para reforzar la estrategia y explicarla con mayor contundencia.

Razón del cambio, cómo se lleva a cabo y su objetivo

Al preparar el terreno para el lanzamiento de cualquier variación en la empresa se debe tener en cuenta que se generarán dudas. Para ahorrar tiempo y esfuerzo en explicarlo todo, la experiencia me ha demostrado que es una buena idea preparar el material que detalle lo que deben saber los empleados, inversionistas, clientes, entre otros, según cómo se involucren con las actividades de la organización.

Lo anterior también implica abrir espacios para aclarar las preguntas que surjan después de comunicar el proceso que está por venir, ya que, todas las personas deben conocer lo que se espera de ellas para que el cambio sea un éxito.

Para que una empresa pueda mantenerse relevante frente a su competencia debe aprender a reconocer las señales que indican que es necesario realizar un cambio (o varios).

Involucrar a las personas en el cambio

Aunque es posible que el proceso en la organización no dependa necesariamente de la opinión de quienes trabajan en ella, es importante buscar la manera de involucrar a las personas, al menos, en cierta medida. Según un estudio de EY publicado en 2023, las empresas que involucran a su fuerza laboral en todo el proceso de los proyectos de cambio organizacional, tienen 2.6 veces más posibilidades de éxito en su implementación que aquellas que no toman en cuenta este aspecto.

Esto incluye encuestas anónimas para dar mayor libertad de expresión (sin miedo a represalias), apertura a sugerencias, investigación sobre el modo de vida de los perfiles que ya trabajan allí o que se desea que lo hagan, entre otros.

Aceptar que el cambio sería un parteaguas en la estructura de la empresa

En más de una ocasión, los cambios traerán ajustes inesperados (al menos, no ideales). A pesar de que se expliquen a fondo los beneficios que llegarán a todas las personas y que el plan de acción esté bien estructurado, alguien dirá que ya no desea ser parte de la empresa. Eso es una buena noticia, pues significa que hay espacio para atraer nuevo talento, más enfocado en la nueva etapa de la entidad, que nutrirá la estrategia y hará más fácil la transición.

A lo largo de todo el proceso, incluso, desde el instante en que apenas se considera la necesidad de implementarlo, se identificarán los elementos que serán un obstáculo: recursos financieros, clima laboral, personas en particular que ya han demostrado que no estarán de acuerdo o, simplemente, son escépticas. Un plan sólido, que no siempre produce efectos inmediatos, demostrará lo contrario.

Conclusiones

Es necesario reconocer e, incluso, soportar que todo cambio trae consigo una sacudida estructural que, con el tiempo, se convertirá en una brisa de aire fresco; es decir, vale la pena hacerlo, a pesar del miedo, pero eso sí, hacerlo bien.